ولدت العلاقات العامة بمولد الإنسان، ونشأت بظهور المجتمع البشري، وتطورت مع تطور أنماط وصور الحياة المختلفة، وكان وجودها هذه الظاهرة نتيجة طبيعية للتفاعل الاجتماعي بين الأفراد والمؤسسات بمختلف أنواعها. تقوم ممارسات العلاقات العامة على المنهج العلمي في البحث القائم على التحليل والتفسير، ومن أهم أهداف إدارة العلاقات العامة قياس الرأي العام والتأثير فيه وتغييره بغرض اجتذابه نحو موقف معيّن، واكتساب تأييده ومؤازرته في قضية ما.
العلاقات العامة: هي “وظيفة إدارية متميّزة تساعد المؤسسة على إقامة وصياغة خطوط اتصال متبادلة بينها وبين جمهورها، بهدف الوصول إلى التفاهم والقبول والتعاون بين الطرفين، كما تساعد هذه الوظيفة الإدارية المؤسسة في الوقوف على الرأي العام والاستجابة له بصورة مناسبة، وذلك من خلال دعم تكيّف الإدارة المؤسّسية مع المتغيّرات الحاصلة وسُبل الاستفادة منها بفعالية”.
يُعد علم العلاقات العامة، مع كونه منتميًا إلى العلوم الاجتماعية، أشمل وأعم من معظم العلوم الاجتماعية، بل إن الكثير منها يصبح في خدمته لزيادة فعالية ممارسته التطبيقية.
أهداف إدارة العلاقات العامة:
- توفير مناخ ملائم يدعم المؤسسة في تكوين صورة ذهنية إيجابية عند كافة الأطراف المرتبطة بها، سواء الجمهور الداخلي أو الخارجي، من أجل تأمين استقرار المؤسسة، ونجاحها.
- التعرّف على اتجاهات الرأي العام الداخلي والخارجي.
- نقل المعلومات الخاصة باتجاهات الجمهور إلى الإدارة العليا.
- تحقيق التكامل بين السياسات العليا للمؤسسة واتجاهات ومطالب الجمهور.
- إقناع الجمهور بالسياسات العليا للمؤسسة وتعديل اتجاهاته لتكون إيجابية.
- حل المشكلات الخاصة بالعلاقة مع الجمهور والتي تعترض المؤسسة.
- حماية المؤسسة من الأخبار الكاذبة أو غير الصحيحة التي قد تنقل عنها، مع تهيئة الجمهور الداخلي و الخارجي لعدم تصديق مثل هذه الأمور.
- توفير المعلومات الصحيحة المختلفة للجمهور لدعمه في تكوين آراءه بناء على الحقائق.
اختصاصات إدارة العلاقات العامة:
- نشر المعلومات والبيانات الصادقة عن المؤسسة وأنشطتها.
- الاتصال بوسائل الإعلام المختلفة.
- تخطيط برامج العلاقات العامة.
- العمل على تحسين علاقة المؤسسة بجماهيرها المختلفة.
- دراسة وتحليل وقياس اتجاهات الرأي العام للجمهور نحو المؤسسة.
- تحليل العوامل والمتغيرات المؤثّرة على الرأي العام للجمهور.
- إعداد النشرات، والمقالات، والبيانات الإخبارية.
- تنظيم المؤتمرات، والندوات، والمعارض، والمشاركة فيها.
- المبادرة بتحديد المشكلات الخاصة بأنشطة الإدارة ذاتها وتقديم الحلول لها.
- تنظيم الاستقبالات، والزيارات، والحفلات التي تقام في المناسبات الخاصة.
- إعداد كل ما يتعلق بالصورة الذهنية عن المؤسسة من شعارات، وأوراق، وملابس.
مسئوليات إدارة العلاقات العامة:
- مراجعة جميع وثائق المؤسسة التي يمكن أن يكون لها علاقة بالعلاقات العامة.
- الإشراف على جميع المجلات والكتيبات والنشرات التي تصدرها المؤسسة.
- جمع المعلومات اللازمة للمؤسسة من جميع المصادر المتاحة.
- العمل كقناة اتصال بين العملاء والمؤسسة.
- جذب أنظار الجمهور إلى المؤسسة عن طريق تزويده بالمعلومات والحقائق التي تحظى باهتمامه، بحيث يكون هذا الجمهور على علم بكافة أنشطة المؤسسة، وسياساتها، ومدى التزامها بالمسئولية الاجتماعية نحو البيئة المحيطة بها.
- التنسيق بين مختلف الأنشطة داخل المؤسسة، خاصة تلك المؤثّرة على صورتها الذهنية.
- إعداد الخطب التي يقوم المديرون بإلقائها سواء داخل المؤسسة أو خارجها.
- استشارة إدارة الموارد البشرية والتنسيق معها لتهيئة مناخ من التعاون بين الموظفين.
- التعاون مع إدارة التسويق بالمؤسسة فيما يتعلق بالتخطيط والتنفيذ للحملات الهادفة إلى إنشاء العلاقات الحسنة وتنميتها مع جمهور المؤسسة الخارجي. وتخطيط وتصميم وإدارة برامج العمل اللازمة لتمكين جهاز العلاقات العامة من الوفاء بالتزاماته كافة على نحو فعَّال.
