كيف تتابع الأداء في المشروعات؟

متابعة الأداء تعمل على تنفيذ العمل بالأسلوب السليم والوقت المحدد له.

احرص على أن تكون على علم بمدى نجاح المشروع خطوة بخطوة وذلك عن طريق تواجدك الدائم وسط بيئة العمل وتوجيهاتك السليمة لفريقك وحرصك الدائم على إتمام مشروعك في الوقت المحدد له حتى تكسب ثقة رؤسائك وثقتك في نفسك واعلم أن بتواجدك تتمكن من معرفة أي خلل قد يعترض خطة سير المشروع وتلافيها حتى يسير مشروعك بشكل فعَّال.

اجعل الموردين على تواصل بشكل دائم معك حتى تتمكن من السيطرة على سير العمل لأن عدم التزامهم بخطة سير العمل قد تؤدى إلى مشاكل أنت في غنى عنها فاجعلهم جزء من فريق عملك حتى يشعروا بمدى أهمية المواعيد والالتزام الذى يسير عليه العمل.

شارك في استخدام التقارير بكفاءة وشكل متواصل وذلك بأن يقدم كل فرد مسئول عن جماعة من العمل تقرير عن سير العمل ومدى الالتزام فيه ونسبة النجاح أو نسبة الفشل واشرح لأعضاء الفريق أهمية هذه التقارير والغرض منها حتى يكونوا على علما بما يجب عليهم من التزامات.

كن ملتزماً باجتماعات المراجعة باستمرار في الفترة التي يتم فيها تنفيذ المشروع وذلك لمعرفة خطة سير العمل وما تم نجاحه وما لم ينتهى بعد وذلك حتى يكون العمل تحت سيطرتك، واعقد الاجتماعات الدورية باستمرار في مواعيدها منها الشهرى لبحث الإنجازات ومنها ما يعقده أصحاب المشروع.

احرص على معرفة المدعويين للاجتماعات الخاصة بالمراجعة فالأعضاء الأساسيين في هذه الاجتماعات هم أصحاب المشروع أما بقية الأعضاء فلا يتم دعواهم إلا إذا دعت الحاجة إلى أمر ضرورى يؤدى إلى وجودهم فلا مانع واحرص أيضاً أن تكون هذه الاجتماعات في حدود معقولة فلا تكون أطول من اللازم.

ساهم في القضاء على المشاكل التي تقلق فريق العمل أثناء تنفيذ المشروع فتشاور معهم وقدم لهم الحلول المناسبة وشجعهم على بناء الثقة في أنفسهم قبل البدء في العمل والعمل بروح الجماعة والتعاون فيما بينهم حتى يتمكنوا من القضاء على المشكلات التي تعوق حركة سيرهم.

تعامل مع أي تغير يحدث بشكل فعال وكن مستعداً لذلك فكثيراً ما يحدث وقد يتسبب في تغيير خطة العمل في المشروع فتشاور مع زملائك ومع الإدارة لمناقشة ما يتم تنفيذه وتقديمه من جديد حتى تتمكن من الوصول إلى حلول عملية.

إفهم العوامل المؤدية للتغيير فمنها ما لا يعتبر تغيير بل يعتبر إنجاز في صورة تغيير وذلك حين تتمكن أنت وفريق عملك من الانتهاء من المشروع في وقت مبكر وذلك عن طريق العمل بنشاط وجدية والتعاون الأمثل من فريق العمل وهناك أسباب أخرى للتغيير خارجه عن إرادتك مثل أن يترك شخصية أو أكثر في فريق العمل معك لأى سبب سواء سفر للخارج أو غيره.

إمنع التغيير الغير ضرورى وذلك بتبديل عاملين بغيرهم بدون معرفة الأسباب إلا أن يكونوا على خبرة أعلى بالمشروع فلا مانع من إتمام هذا التغيير أما إذا كان التغيير بدون أسباب مقنعة فأخبر الإدارة أن ذلك سيؤدى إلى نتائج سلبية ليست في مصلحة العمل بل قد تتسبب في فشل المشروع وتؤخر ميعاد الانتهاء منه.

حافظ على إتمام المشروع في ميعاده بألا تدع فرصة لأى عقبات وذلك بأن تلزم كل مجموعة بالانتهاء من الأعمال المكلفة بها في ميعادها حتى تتمكن من تسليمه وإذا أدى الأمر إلى تأخير أجورهم فافعل حتى يتم العمل وبعد الانتهاء منه قم بشكر الجميع واصرف لهم أجورهم بل ومكافآت على تعبهم وإنجازهم وتفانيهم في العمل.


رؤوف بن عادل

أخصائي ومُرشد نفسي، حاصل على ليسانس الآداب قسم علم النفس جامعة القاهرة. رزقني الله بالأب المعلم والخبرة الإدارية والتدريبية التي تفوق الـ15 عامًا، وهداني لأنشر علمي هنا صدقة عن والدي رحمه الله

شاركنا نشر الخير لوجه الله
من روائع الأقوال
إذا كَسَدَتِ بضاعتُكَ في مكانٍ فجرِّبْ غيرَهُ
أقسام الموسوعة