كيف تقوم بصياغة الملخص التنفيذي للخطة؟

مع أن الملخص التنفيذي هو أول ما يعرض في الخطة، إلا أنه غالبًا ما يكون آخر ما يكتب فيها، وسبب ذلك هو أن الملخص يعرض خلاصة الأهداف والبيانات الواردة في الخطة.

إذا كانت الخطة موضوعة لإنشاء مؤسسة جديدة، يجب تقييم جدوى المؤسسة أولًا قبل الانطلاق في وضع الخطة، وهذا الجزء من الخطة هو المكان المناسب لعمل ذلك، أي التفكير المبدئي خارجيًّا وعلى الورق.

استخدم الإرشادات الآتية لدراسة الجدوى المبدئية وكذلك لصياغة هذا الجزء لاحقًا:

  • قيّم حجم العملاء بصورة مبدئية: إن أهم ما تبدأ به عملك هو التفكير في العملاء عن طريق طرح الأسئلة الآتية: هل يريد أحد شراء ما سنقدمه؟ هل سيقتنع أحد بدفع المال مقابل ما سنقدمه؟ ما هو عددهم؟
  • اكتب المهمة والرؤية والقيم: إن المهمة تشرح ماهية مؤسستك (ما هو السوق الذي ستخدمه؟ ماذا تقدم لهذا السوق؟ ما هو مدى التزامها تجاه العملاء والموارد البشرية؟ ما هي القيمة التي ستوفرها؟ ما هو العائد النفسي للقائمين عليها؟)، فيما تشرح الرؤية الهدف الذي تريده لمؤسستك (ما هي الفوائد العائدة على العملاء؟ ما هو حجم المؤسسة من ناحية عدد العملاء والمكانة السوقية والعائد المادي السنوي خلال 5 سنوات؟)، وأخيرًا فإن القيم توضح الأخلاقيات التي ستقوم على أساسها جميع أنشطة المؤسسة. عند كتابة المهمة وتحديد السوق الذي ستخدمه، حدده بصورة عامة وفضفاضة بدلًا من التحديد الدقيق (مثال: قل إن المؤسسة تعمل في مجال نقل الناس والبضائع، بدلًا من قولك إنك تعمل في مجال تشغيل سيارات التاكسي والنقل الخفيف). إن التحديد العام سيساعدك على رؤية المدى الواسع للمجال الذي تعمل فيه والفرص المتعددة أمامك للنمو والتطور. بعد ذلك، فإن ذكر التزام المؤسسة تجاه العملاء والموارد البشرية هو شيء هام للغاية؛ لأن هؤلاء هم السبب الرئيسي في تحقيقها للأرباح. عند التعامل مع القيم، ركّز على القيم الحاكمة لأعمال مؤسستك، والتي تؤمن بها وبأهميتها.
  • تعلم مفاتيح النجاح واكتب قائمة بها: إن التفكير في مفاتيح النجاح هو أسلوب ممتاز للتركيز على أولويات الأداء في مؤسستك، من خلال معرفة أهم العمليات المؤثرة على نجاحك والاهتمام بها على الدوام. بالنسبة لمؤسسة صناعية قد تكون المفاتيح هي عبارة عن حجم الاستثمارات، وتوافر المعرفة الصناعية الحصرية، ووجود جهاز بيعي قوي. وبالنسبة لمؤسسة خدمية قد تكون المفاتيح هي عبارة عن خبرات الإداريين، ومستوى جودة الخدمة، ومهارات العلاقات العامة والتشبيك. من المستحسن ألا يزيد عدد مفاتيح النجاح على خمسة؛ لأن هذه المفاتيح سترتبط مباشرة بالنتائج القابلة للقياس، وعادة لا يفضل تشتيت المجهود على أكثر من خمس مسائل. اذكر كيفية قياس النتائج المترتبة الخاصة بمفاتيح النجاح، والنتيجة المستهدفة لكل منها.
  • استكشف المبيعات والتكاليف: اسأل نفسك الأسئلة الآتية فيما يخص توقعاتك في العام الأول: كم عدد العملاء المرتقبين؟ وكم عدد العملاء الذين سيشترون؟ كم سيدفع العملاء؟ كم ستبلغ تكلفة صنع وتقديم الخدمة و/ أو المنتج (التكلفة المتغيرة)؟ كم ستبلغ تكلفة تشغيل المؤسسة (التكلفة الثابتة)؟ إن إجاباتك في هذه المرحلة ستكون مجرد تقديرات عامة، وتكفي مثل هذه التخمينات المبدئية لتقدير الجدوى.
  • حلل نقطة التعادل: نقطة التعادل هي تلك النقطة التي تتساوى فيها المبيعات مع التكاليف الثابتة والمتغيرة، حيث لا ربح ولا خسارة. وتحليل نقطة التعادل يعني معرفة عدد الوحدات المطلوب بيعها للوصول إلى نقطة التعادل خلال شهر واحد، وهذه يتم حسابها من خلال قسمة عدد الوحدات المبيعة × سعر البيع على التكلفة الثابتة + التكلفة المتغيرة لعدد الوحدات المبيعة، و عندما تكون النتيجة 1 تكون قد وصلت إلى نقطة التعادل.
  • ضع أهدافك المبدئية للمؤسسة في العام الأول، واذكر الأهداف الخاصة بحصتك السوقية، وحجم مبيعاتك، ونسبة أرباحك، وكذلك عملياتك التشغيلية. اجعل أهدافك قابلة للقياس، وابتعد عن الجمل الفضفاضة.

راجع ما كتبت قبل الانتقال إلى صياغة الخطة، وانتقل للمراحل التالية فقط عندما تتيقن من جدوى ما تستهدف وفرص النجاح المتاحة أمامك.

عند الصياغة النهائية لهذا الجزء، وبعد إتمام الخطة ككل، حدّث الجزئيات الخاصة بالمهمة ومفاتيح النجاح، وتوسّع في جزئية الأهداف لتذكر أهم الأهداف الإستراتيجية والسنوية الخاصة بالمؤسسة ككل، التسويق، والمبيعات، والعمليات التشغيلية.


رؤوف بن عادل

أخصائي ومُرشد نفسي، حاصل على ليسانس الآداب قسم علم النفس جامعة القاهرة. رزقني الله بالأب المعلم والخبرة الإدارية والتدريبية التي تفوق الـ15 عامًا، وهداني لأنشر علمي هنا صدقة عن والدي رحمه الله

شاركنا نشر الخير لوجه الله
من روائع الأقوال
خيرُ العطاءِ ما وافَقَ حاجةً
أقسام الموسوعة