اطلع العاملين على أسباب مراجعة وتعديل التوصيفات الوظيفية مثل المساعدة في تخطيط الأهداف وبرامج التدريب أو ضمان الوجود العدد المناسب لكل وظيفة.
أفحص التوصيفات الوظيفية من أجل التأكد من عدم التداخل وابحث عن أي ثغرات لم يتم تحديد مسئوليتها.
اجمع المعلومات المطلوبة والتي تمثل العمل الذى من المفترض أن يقوم به شاغل الوظيفة والذى يقوم به فعلاً.
ابدأ في إعداد التوصيف الوظيفي واضعاً في ذهنك المسمى الوظيفي والقسم التابع له والهدف الأساسي من هذه الوظيفة وكل ما لها حقوق وما عليها من مسئوليات.
احرص على التحديث المستمر للتوصيف الوظيفي وافحصه باستمرار ومراجعته باستمرار.