قواعد في تخطيط المؤتمرات

حدد الحاجة والهدف الرئيسي من إقامة المؤتمر.

شكل لجنة لتخطيط المؤتمر بوضع أغراض مفصلة وبرنامج عمل من خلال توجيهم أو توصيات الإدارة بشأن ما ستفعله.

عين مديراً للمؤتمر ممن لديه خبرة في التعامل مع الناس وأن يكون ملم بكافة التفاصيل والأشياء المطلوبة ويبحثها مع لجنة المؤتمر باستمرار وانتظام.

أعد جدول زمنى يسمح بالوقت الكافي لحجز مكان مناسب وإيجاد المتحدثين الملائمين وعمل الدعاية ويجب وضع في الاعتبار (الوصول إلى المؤتمر – وقوف السيارات – الوسائل البصرية – المعرض المصاحب – أجهزة اتصالات – الأطعمة).

أعد برنامج يوافق أغراضك وعين مجموعة من المتحدثين من ذوى الخبرة الذين يتمتعون بالصدق والإقناع مع الوضع في الاعتبار ( راحة بين الكلمات – وجبات خفيفة – المواضيع الخفيفة تتخلل المواضيع الثقيلة – التوازن بين العمل والراحة).

فاتح كل من المتحدثين واتفق معهم حول المحتوى والشكل العام واتفق على الموعد وأكده في أسرع وقت ممكن وحدد بعض المتحدثين الاحتياطي لأى طارئ.

اختار مكان انعقاد المؤتمر بما يتفق مع القواعد المالية المقررة من قبل اللجنة على أن يكون المكان مطابق للمواصفات المطلوبة.

قم بالإعلان عن المؤتمر على أوسع نطاق وبأقصى دقة ممكنة ومن الممكن التعاقد مع وكالة إعلان في وقت مبكر لتنفيذها.

استخلص المعلومات والدروس المستفادة وأضف أية نقاط خاصة بالإجراءات إلى قائمتك من أجل المؤتمرات التالية.


رؤوف بن عادل

أخصائي ومُرشد نفسي، حاصل على ليسانس الآداب قسم علم النفس جامعة القاهرة. رزقني الله بالأب المعلم والخبرة الإدارية والتدريبية التي تفوق الـ15 عامًا، وهداني لأنشر علمي هنا صدقة عن والدي رحمه الله

شاركنا نشر الخير لوجه الله
من روائع الأقوال
أعمالُ الصَّباحِ تُساوِي وَزْنَها ذهبًا
أقسام الموسوعة