قواعد في إدارة الوقت بفعالية

قم بتسجيل نشاطاتك لتعرف أين ستقضى وقتك واعرف ما هو قدر نشاطاتك وخطط لها بدقة واعرف الأنشطة الروتينية والتي من الممكن أن تفوض فيها الآخرون واعرف بوضوح أي من أوقات اليوم تكون أكثر إنتاجاً.

احصر أسباب استخدامك السيئ لوقتك وقم بتقسيم المشاكل إلى أعداء خارجيين وداخليين ويشمل الأعداء الخارجيين العوامل التي لا تخضع لسيطرتك الحالية كالقصور في الأقسام الأخرى والمهام الزائدة والشكاوى أما الأعداء الداخليون فيشمل القصور الشخصي والتخطيط السيئ وعدم وجود الثقة في رفض الأشخاص غير المرغوب فيهم.

احرص على معرفة وصف وظيفتك بدقة وما هو عليك وما على الآخرين من حقوق وواجبات وقم بدورك حتى تنجز الأهداف مع رؤسائك ومرؤوسيك.

اعرف عدوك أولاً هل هو خارجي كالشكاوى أو ردود الأفعال على المواقف أو المهام الزائدة للأقسام الأخرى فحاول أن تقلل ذلك عن طريق وضع اتفاقيات على مستوى الخدمة ومراجعة إجراءات الشكاوى وفحص سياسات العاملين. أما إذا كان عدوك داخلي من نفسك فهنا يجب أن تحرص على حسن التخطيط لنشاطاتك قبل موعدها وراجعها كل صباح وعدلها بتغير الظروف وضع خطة مدعمة لمواقف الطوارئ وخطط وقت للراحة والترفيه وحدد أولوياتك وكن موضوعياً وكن واقعياً في رفض أداء المهام التي لا تقع في نطاق مسئولياتك وحدد أهدافك بوضوح وخصص وقت لذلك.

حدد المهام التي من الممكن تفويضها إلى شخص آخر واختار بعناية من تفوض إليه هذه المهام وتأكد من وضوح المعلومات حتى تؤدى الوظيفة بإتقان وكلف سكرتيرك بأداء المهام الروتينية وقسم عبء العمل ودرب موظفيك على إدارة وقتهم بكفاءة.

اعقد العزم على أداء المهام الهامة في أفضل وقت تكون فيه نشيطاً وجزأ المهام الصعبة وتجنب المقاطعات غير المرغوب فيها وطوع أداء العمل في منزلك كل فترة وأخرى وركز على أداء مهمة واحدة واجمع المهام المتشابهة معاً وقلل من الأعمال الكتابية ولا تستخدم التكنولوجيا الحديثة إلا إذا أوفرت الوقت وتأكد من جدية الاجتماعات ومدى جدوى عقدها والنتائج الممخضة عنها.

نظم نفسك يومياً على أخذ قسط من الراحة بصفة دورية يومية مما يجعلك تحتفظ بتوازن معقول بين حياة العمل والحياة الخاصة.


رؤوف بن عادل

أخصائي ومُرشد نفسي، حاصل على ليسانس الآداب قسم علم النفس جامعة القاهرة. رزقني الله بالأب المعلم والخبرة الإدارية والتدريبية التي تفوق الـ15 عامًا، وهداني لأنشر علمي هنا صدقة عن والدي رحمه الله

شاركنا نشر الخير لوجه الله
من روائع الأقوال
ليسَ الوقتُ متأخِّرًا أبدًا لتكونَ ما كانَ يُمكنُ أنْ تكونَهُ
أقسام الموسوعة