قواعد في الكتابة الفعالة في مجال الأعمال

اجعل هدفك الأساسي هو أن تربط بين هدف الكتابة والهدف العام للمؤسسة. وكن صريحاً فيما يتعلق بالفعل الذى تريد من المتلقي أن يتخذه.

حدد الرسالة التي تريد توجيهها وخطط لها ثم قرر بعد ذلك إستراتيجية الاتصالات المناسبة.

احرص على اختيار الشخص المناسب للتوقيع وينبغي أن يكون لديه أوراق الاعتماد المناسبة لمن سيقوم بقراءة هذا الاتصال المكتوب.

تأكد من أن القراء الذين سيوجه لهم هذا الاتصال هم أنسب من سيقوم بما تريده وأن يكون لديهم الدافع للقيام بهذا ويمثلون الأقسام المناسبة داخل المؤسسة ولديهم سلطة التصرف.

ركز على الفوائد العامة التي ستجنيها المؤسسة ووضح قيمة العمل الجماعي واحرص على بناء نوع من التقارب معهم من خلال استخدام الأسلوب الأمثل للتعاون وتوقع الاعتراضات التي قد يثيرها القارئ لذلك يجب أن تضع نفسك مكان القارئ حتى تستطيع أن تعالج ما قد يكون لدى القارئ من مخاوف وكيف يتناسب مع الإستراتيجية العامة للمؤسسة لذلك كن واقعياً فيما يتعلق بالمشاكل والجهد المطلوب للتغلب على هذه المشاكل.

قم بكتابة الأركان الأساسية لوجهة نظرك في كلمات قليلة ثم ضع العلاقات والموضوعات الأساسية في مجموعات واستخدم ذلك الموجز لتبدأ الكتابة وعليك أن تستخدم علامات واضحة لكى تجذب انتباه القارئ وتقوده إلى قراءة النص واجعل النص سهل القراءة واستخدم الفقرات والجمل القصيرة واستخدم التعبيرات المباشرة والبسيطة واستخدم المفاهيم المادية لا المجردة واستخدم أسلوب البناء للمعلوم لا المبنى للمجهول والتزم بالقواعد النحوية لأن الأخطاء النحوية والإملائية تثير القارئ.

استخدم الجرافيك لدعم وجهة نظرك ونقل جوهر رسالتك على أن يكون الجرافيك واضحاً وسهل القراءة ولا ينبغي أن يرتبط حجم الجرافيك بأهمية النقطة التي تريد توضيحها.

راجع اتصالك بدقة حتى يكون فاعلياً وجدير بالثقة وتأكد من أن آراءك وطريقة طرحها تشكل تسلسلاً منطقياً وتأكد من أن الحقائق التي تقدمها مناسبة وأعط الآراء المعارضة ما تستحقه من أهمية.

تأكد من تلقى القارئ بالفعل الرسالة التي أردت أن تنقلها له لا الرسالة التي أراد أن يسمعها وتأكد من عدم وجود أي سوء فهم أو غموض وأن ما تريده في سبيله إلى التحقق.


رؤوف بن عادل

أخصائي ومُرشد نفسي، حاصل على ليسانس الآداب قسم علم النفس جامعة القاهرة. رزقني الله بالأب المعلم والخبرة الإدارية والتدريبية التي تفوق الـ15 عامًا، وهداني لأنشر علمي هنا صدقة عن والدي رحمه الله

شاركنا نشر الخير لوجه الله
من روائع الأقوال
فعلُ الخيرِ حسَنٌ، وأحسنُ مِنهُ سَتْرُهُ
أقسام الموسوعة