قواعد في عقد الاجتماعات الفعالة

فكر في الفاعلية والنتيجة التي سيعقدون من أجلها الاجتماع وضع أهدافاً دقيقة وحدد من سيشارك فيه وحدد التوقيت المناسب وحجم الحضور وجدول الأعمال مع وضع جدول زمنى لكل مهمة أو عمل وبعد ذلك يتم اختيار صالة الاجتماع والتأكد من توافر المعدات ويجب إبلاغ المشاركين في وقت مبكر وحدد إستراتيجية الاجتماع واعقد اتصالات مع بعض المشاركين الذى يتوقع لهم إسهامات مهمة تساهم في نجاح الاجتماع.

احرص كرئيس للاجتماع إلى الوصول في وقت مناسب وتأكد من سلامة كافة الترتيبات ورحب المشاركين عند قدومهم وابدأ الاجتماع في وقته وتعامل مع الأمور الإدارية وحدد أوقات الراحة ووقت نهاية الاجتماع واحرص على الالتزام بجدول الأعمال والمتحدثين ومدة كل فرد منهم وتحكم في نوعية المناقشات. واسعى إلى الوصول إلى قرارات واضحة وقابلة للتحقيق.

دوّن مباشرة كافة القرارات التي تم اتخاذها والمهام والأعمال التي تم الاتفاق على أدائها وتواريخ وفرق العمل المسئولة عن هذه المهام. واحرص على توزيع محضر الاجتماع على كل المشاركين وتابع سير الأعمال بعد الانتهاء من الاجتماع.

احرص على عمل تقييم أي اجتماع تحضر فيه من حيث الوصول إلى الأهداف الموضوعة وإسهامات المشاركين وهل هناك إجماع على القرارات الرئيسية وهل الزمن المحدد كان مناسباً وهل غادر الجميع وهم لديهم رؤية واضحة لما تم الوصول إليه في الاجتماع واطلب من المشاركين أن يقدموا تقييماً موجزاً لأنهم يدركون الضعف والقدرة مع ضرورة الأداء بشكل أفضل في المرات القادمة.


رؤوف بن عادل

أخصائي ومُرشد نفسي، حاصل على ليسانس الآداب قسم علم النفس جامعة القاهرة. رزقني الله بالأب المعلم والخبرة الإدارية والتدريبية التي تفوق الـ15 عامًا، وهداني لأنشر علمي هنا صدقة عن والدي رحمه الله

شاركنا نشر الخير لوجه الله
من روائع الأقوال
العاقلُ يتخلَّى عن صفاتِ النقصِ، ثُمَّ يتحلَّى بصفاتِ الكمالِ
أقسام الموسوعة