قواعد في كتابة التقارير

خطط جيداً لما تريد تحقيقه وحدد الشروط والأهداف التي تحتم كتابة التقرير ونوعه ونطاق الموضوع الذى سيتناوله وحدد القراء وضع الأهداف من منظورك أنت وقدم هذه الأهداف كنتائج يرجى تحقيقها لا كنوايا.

ابحث وجمّع المعلومات من خلال البحث وتجميع المعلومات وإجراء المقابلات مع الموظفين وضع في ذهنك دائماً الهدف من المعلومات ويجب أن يكون لديك نظرة متزنة للموضوع.

قم بتحليل المعلومات لتحدد أهمها والتي ستزودك لبرهان مدعم لوجهة نظرك لذلك فكر في النظام الذى ستعرض من خلاله المعلومات وأعد تنظيم الأفكار إذا رأيت أن ترتيبها غير منطقي ولا ينقل الرسالة التي تريد طرحها.

أعد تصميم التقرير على طراز أسلوب الكتابة المتبع في المؤسسة ويجب أن يتضمن مقدمة تشمل الشروط المرجعية والمنهج المتبع ثم الموجز والموضوع الأساسي للتغيير ثم بعد ذلك الاستنتاجات والتوصيات ويمكن إضافة الجداول والأرقام إلى ملاحق إضافية.

اجعل التقرير مقنعاً إلى أقصى حد وفي نفس الوقت يكون بسيطاً دون مبالغة في التبسيط واستخدم البناء للمعلوم لأنه أقرب إلى الفهم من المبنى للمجهول واقتصر على المعلومات التي يحتاجها القارئ لمعرفتها واستخدم الجمل البسيطة والقصيرة ولا تستخدم المصطلحات الفنية غلا حين لا يكون مفر من ذكرها. ويجب تطويع الجرافيك بما يخدم التقرير ويسهل من فهمه ويجب وضعه أقر ما يكون من النقطة المراد شرحها.

احرص على مراجعة التقرير بعد مرور يوم أو اثنين من كتابة التقرير حتى تكون المراجعة ذات فعالية حتى يكون لديك حيوية أكثر لتحليل ما كتبته بشكل نقدى أو أكثر موضوعية. وتأكد من أن التقرير يقول ما تريده وهل يتناول بشكل كامل الشروط المرجعية وتأكد من سهولة قراءته ومن الممكن الطلب من زميل مراجعة الكتابة ويصحح التقرير واضعاً في اعتباره أموراً مثل فهم التقرير وتنظيمه.

راعى في تصميم التقرير ترك هواجس واسعة والكتابة بحروف طباعية مقروءة لتسهل على القارئ وبالنسبة للتقارير الطويلة ينصح بكتابة كل جزء من التقرير في صفحة مستقلة. واجعل هدفك تسليم التقرير قبل الموعد المحدد.


رؤوف بن عادل

أخصائي ومُرشد نفسي، حاصل على ليسانس الآداب قسم علم النفس جامعة القاهرة. رزقني الله بالأب المعلم والخبرة الإدارية والتدريبية التي تفوق الـ15 عامًا، وهداني لأنشر علمي هنا صدقة عن والدي رحمه الله

شاركنا نشر الخير لوجه الله
من روائع الأقوال
الإدارةُ هي الاستعدادُ الكاملُ لتحمُّلِ النتائجِ
أقسام الموسوعة