يتم متابعة عمل المشروع وتقييمه عند الختام من خلال التعامل مع المستندات التالية:
- مستند تعديل المشروع: إذا حدث أثناء العمل في المشروع تغيير جذري لتكاليف المشروع، أو توقيتاته، أو موارده، أو هدفه العام، يجب استخدام هذا المستند من قِبَل الإدارة العليا لدراسة دواعي التعديل وتأثيراته، واتخاذ القرار بالموافقة على التعديل أو عدم الموافقة. يناقش هذا المستند التعديل المقترح، وأسبابه، وتأثيره، وسيناريوهات الموافقة على التغيير أو عدم الموافقة عليه. بعد ذلك يتم اتخاذ القرار وتوثيقه تمهيدًا لتنفيذه من قِبَل مدير المشروع.
- مستند حل مشكلات المشروع: إذا طرأت أثناء العمل مشكلة، يجب استخدام هذا المستند لوصف المشكلة وتعيين حلها، ثم يتم من خلاله شرح أساليب التخطيط والتنظيم والسيطرة لتنفيذ الحل حتى إنهاء المشكلة تمامًا، كذلك يتم في هذا المستند تعيين الشخص المسئول عن متابعة التنفيذ وإتمام الحل.
- مستند تسجيل المعلومات والأفكار للمشروع: أثناء العمل في المشروع، من الطبيعي أن ترد إليك الكثير من المعلومات لاستخدامات متعددة، أو تطرأ لديك العديد من الأفكار المبتكرة. يفيد كل عضو مشترك في المشروع أن يقوم بتسجيل هذه المعلومات فور ورودها، مع تسجيل تاريخ الورود، والمهمة المرتبطة، والملاحظات الخاصة بالمعلومة، كما يفيد أن يتم عمل نفس الشيء للأفكار البناءة تمهيدًا لمناقشتها. إن هذا المستند يفيد في الرجوع للمعلومات أو الأفكار بسهولة وتبادلها بيسر مع الآخرين.
- مستند عقد اجتماعات المشروع: أثناء العمل في المشروع يتم عقد العديد من الاجتماعات، ويساعد هذا المستند على تحديد أهمية هذه الاجتماعات قبل عقدها، ورسم جدول أعمال لها لتحديد المشاركين وأدوارهم. يتضمن جدول الاجتماع ذكر هدف الاجتماع ومهامه وموضوعات النقاش والإنجاز التي سيتم تناولها، كما يتضمن أيضًا مساحة لتسجيل الملاحظات، والاتفاقات، وأخرى لتقييم الاجتماع بعد إتمامه. بعد الانتهاء من الاجتماع وتحديث الملف، يتم توزيع نسخة منه على جميع المشاركين، وذلك للعمل بما جاء فيه، وللرجوع إليه كمحضر موثّق للاجتماع ونتائجه.
- مستند تقييم المشروع: بعد إتمام المشروع، يتم تقييمه بشمولية من قِبَل جميع المشاركين فيه، وذلك من خلال تناول كل مرحلة من مراحله الأربع على حدة: الرؤية، والتخطيط، والتنفيذ، والتسليم. يتم التقييم رقميًّا ووضع الملاحظات حول الدروس المستفادة للمستقبل. بإتمام هذا المستند يكون المشروع قد تم الانتهاء منه كلية.
