إن المذكرات هي عبارة عن تقرير مبسّط يتضمن عرض مشكلة ما أو موضوع ما بأسلوب متسلسل، وهى توجه من مستوى إداري أجنى إلى مستوى إداري أعلى. وفى مهمتك كمدير مكتب قد ترسل أو تستقبل المذكرات التي تخص مديرك، وعموماً تتضمن أية مذكرة البيانات التالية:
- العنوان في المنتصف: مذكرة موضوع كذا.
- الموضوع أقصى اليمين.
- اسم المرسل إليه والإدارة أسفل الموضوع.
- تحية ثم عبارة افتتاحية.
- الموضوع في نقاط 1، 2، 3 قصيرة.
- الختام حسب الهدف:
- توصيل معلومة فقط: الرجاء التكرم بالعلم.
- عرض مشكلة مع الحل: رجاء التكرم بالموافقة.
- عرض مشكلة للحصول على توجيه: رجاء التكرم بالتوجيه.
- عرض مشكلة لعمل ما يلزم من المدير: رجاء التكرم بإجراء اللازم.
- الإمضاء بالاسم والمنصب والإدارة.
- تاريخ الإرسال
