قبل البدء في أية مهمة، يجب عليك تقسيم النشاطات وفقاً للأولويات بنظام ´أ´، ´ب´، ´ج´، وذلك لأنه من أهم أسرار مضاعفة الإنتاجية هو معرفة أهم نشاط ذات أولوية، وضبط نفسك للعمل عليه بلا كلل أو ملل حتى الانتهاء منه، ثم الانتقال بنفس النشاط والحيوية إلى النشاط التالي وحتى إتمام المهمة. والنشاطات تقسّم مرة أخرى بأولويات داخلية، مثلاً: أ- تليها أ-2 تليها أ-3، وهكذا.
من أسهل الطرق لتحديد أولوية النشاط، هو سؤال نفسك في أية وقت عن عواقب القيام أو عدم القيام بهذا النشاط. فالنشاط الهام سيكون لعدم القيام به عواقب ضخمة مؤثرة (مثال: تسليم التقرير السنوي للمدير العام).
والعكس صحيح (مثال: لن تكون هناك عواقب إذا لم تحادث صديقك في آخر أخبار اليوم عبر الهاتف). وفيما يأتي أسلوب تحديد الأولويات:
- إن النشاط الذى يصنّف كأولوية أولى، أو ´أ´، هو نشاط هام جداً، وله عواقب كبيرة سواء بالسلب أو الإيجاب.
- إن النشاط الذى يصنّف كأولوية ثانية، أو ´ب´، هو نشاط هام وله عواقب عادية سواء بالسلب أو الإيجاب.
- إن النشاط الذى يصنّف كأولوية ثالثة، أو ´ج´ هو نشاط جميل ولكنه ليس هام، ولا عواقب له سواء بالسلب أو الإيجاب.
القاعدة الأساسية هي عدم العمل في نشاط له أولوية ثانية في حين وجود نشاط له أولوية أولى، أو العمل في نشاط له أولوية ثالثة في حين وجود نشاط له أولوية ثانية. هناك تصنيف إضافي وهو تصنيف ´د´ وهذا للأنشطة التي من الممكن تفويضها ليقوم بها الغير. وكقاعدة أيضاً، لا تعمل في أية نشاطات يمكنك تفويضها للغير، وبالتالي تحرير وقتك منها لما هو أهم. وأخيراً فكر جيداً، فهناك نشاطات لا ترقى أساساً لتوضع على القائمة.
