إن كل النشاطات التي تقوم بها خلال اليوم من الممكن تصنيفها وفقاً لإحدى التصنيفات الأربع الآتية:
- هام وعاجل: نشاط مطلوب الآن وله عواقب كبيرة (مثال: مكالمة هامة أو اجتماع طارئ مع المدير أو تقرير تأخر للحظة الأخيرة) معظم الناس تمارس هذه النشاطات أغلب اليوم فئة هذه النشاطات ´أ´ في تصنيف الأولويات.
- هام وغير عاجل: نشاط أمامه الوقت وله عواقب كبيرة غالباً على المدى الطويل (مثال: الاسترخاء، التطوير الذاتي، التعلّم، العائلة). معظم الناس تهمل هذه النشاطات أغلب حياتها. فئة هذه النشاطات ´ب´ في تصنيف الأولويات.
- غير هام وعاجل: نشاط مطلوب الآن ولا عواقب تذكر له (مثال: زيارة صديق لمكان العمل، مكالمة من زميل). معظم الناس تمارس هذه النشاطات الكثيرة من الوقت وتتخيّل أنها تعمل وهى في الحقيقة تقتل إنتاجيتها وتضيّع وقتها.
- غير هام وغير عاجل: نشاط لا يوجد له داعى يذكر (مثال: قراءة الجريدة، الاتصال بالمنزل لسبب تافه، التسوّق). معظم الناس تهرب بفكرها إلى هذه النشاطات الخالية من القيمة.
مفتاح النجاح فيما يخص مضاعفة الإنتاجية يكمن في إعطاء أقل مساحة ممكنة للنشاطات الهامة والعاجلة، وفى نفس الوقت إعطاء أكبر مساحة ممكنة للنشاطات الهامة وغير العاجلة (لأن هذه النشاطات تضفى عليك وعلى عملك وحياتك القيمة على المدى الطويل). كل ذلك مع تمرّس رفض كل النشاطات الغير هامة، سواء كانت عاجلة أم لا، وفى جميع الأوقات اسأل نفسك: ´ما سيحدث إذا لم أقم بهذا النشاط؟´، واجعل إجابتك ترشدك لتحديد أولوياتك كما يجب أن تكون.
