يتم إطلاق المشروع والتخطيط لمهامه من خلال التعامل مع المستندات التالية:
- مستند إطلاق المشروع: إن وجود الدوافع الواضحة لدى الإدارة العليا لإطلاق مشروع بعينه هو شيء غاية في الأهمية، وهذا المستند يساعد على عقد مقابلة ناجحة، لتحقيق هذا الغرض. يتم حضور الأشخاص المحوريين من الإدارة العليا عند صياغة هذا المستند، ويتم ذلك من خلال طرح بعض الأسئلة الرئيسية حول النتائج المطلوبة بصورة عامة وأولوياتها، من أجل رسم الخطوط العامة العريضة للمشروع.
- مستند بدء المشروع: بعد تقرير العمل على مشروع بعينه، يتم استخدام هذا المستند من قِبَل الأشخاص الرئيسيين لوصف المشروع، وتعيين النتائج المرغوبة وأولوياتها، وصياغة الهدف الرئيسي، بالإضافة إلى تنسيق المشروع مع أهداف المؤسسة الإستراتيجية وكتابة أية ملاحظات إضافية.
- مستند التخطيط لمهام المشروع: في هذا المستند يتم ذكر ملخّص ما جاء في مستند بدء المشروع، ورسم تفاصيل المهام المطلوبة لإنجاز المشروع. لكل مهمة مصوغة، يُذكر الاسم، والموارد، والمنفذون. كما يُذكر تاريخ البدء فيها، وتاريخ الانتهاء منها، وأية ملاحظات ذات علاقة. لاحقًا، يتم تحديث الملف من خلال تسجيل الإتمام للمهام، مع ذكر ميعاد الانتهاء الفعلي.
- مستند التخطيط لمعايير أداء المشروع: إن توضيح معايير الأداء الرئيسية يعطي المشروع ومديريه مقياسًا يمكن من خلاله التعرّف على أهم الأولويات وتحديد مناطق الخطر الحسّاسة جدًّا التي يقوم عليها نجاح المشروع من عدمه. يتم تعيين أهم معايير الأداء الرئيسية المتعلّقة بالنتائج، والماليات، والتوقيتات، والجودة، وبعد ذلك يتم وضع الملاحظات بخصوص معايير الأداء، مع تعيين المسئول عنها ورسم الخطط البديلة في حالة حدوث المشكلات في هذه المناطق.
