إنّ كل صور وأنواع الاجتماعات يجب أن يراعى فيها المكان الملائم لعقد الاجتماع، وهذا له دور كبير في تحقيق النتائج المرجوة للاجتماع، حيث أن المكان الملائم يؤثر بشكل كبير على مدى راحة الحاضرين واستجابتهم لذلك ينبغي أن:
- تحديد موقع الاجتماع بناء على الهدف المرجو منه فقد يحقق اجتماع مع عميل مهم لذلك ينبغي أن يكون في مكان يليق بالمؤسسة والهدف والعميل.
- الحكمة في اختيار المكان بحيث لا يكلف أكثر من الفائدة العائدة منه.
- إظهار الاهتمام بالحاضرين بأن يعد المكان لاستقبالهم بشيء من الاهتمام الرعاية.
- توافر الهدوء اللازم في مكان الاجتماع وعدم المبالغة في الراحة والأناقة بشكل يلفت النظر ويعود بنتيجة سلبية.
- توفير عوامل تقلل من احتمالات المقاطعة مثل تحويل المكالمات التليفونية بعيداً عن مكان الاجتماع والبعد عن قطاعات التنفيذ بالمؤسسة.
