إنّ من الإجراءات الحيوية في إدارة المؤسسات عقد الاجتماعات التي تناقش أهم القضايا في المؤسسة، ومن هذا المنطلق علينا الاهتمام بمحاضر الاجتماعات التي تكون بمثابة سجل دقيق للمناقشات التي تجرى ويقوم بصياغتها أحد الحاضرين ويكلف رسمياً بذلك، ومحضر الاجتماع ينبغي أن يشتمل على الآتي:
الهدف والتاريخ والوقت والمكان، ثم يدون فيه أسماء الحاضرين والغائبين، ويرفق معه محضر الاجتماع السابق للتصديق عليه ولابدّ أن يشتمل التقرير على أجندة الاجتماع وما تم مناقشته فيه وما اتخذ من إجراءات أو قرارات ثم يحدد في النهاية موعد الاجتماع التالي.
وعلينا أن نراعى عند كتابة محاضر الاجتماعات ما يأتي:
- احرص على أن يكون كلامك دائماً بصيغة الغائب وفى زمن الماضي.
- كن واضحاً في تحديد المهام والمقصود بالقرار المحدد ووزع التوصيات على المعنيين بها بعد اعتمادها.
- احرص على تفعيل محاضر الاجتماعات بمتابعة تنفيذ ما جاء فيها من توصيات.
- احذر أن تهتم بمجرد الوريقات في تدوين الاجتماعات دون التفعيل الحقيقي اجعل الاجتماع ذا مصداقية.
