في يوم الدورة، يجب عليك كمدرب فعل الكثير قبل أن يصل المتدربين إلى قاعة التدريب؛ لذلك اهتم بالوصول مبكرًا وقبل الآخرين. عند وصولك، تأكد من وجود المذكرات التدريبية الخاصة بك، وكذلك تلك الخاصة بالمتدربين، وتأكد أيضًا من توافر كل التجهيزات والوسائل المساعدة، وأنها تعمل بكفاءة. يجب عليك أيضًا أن تراجع ترتيب الأثاث والأدوات، وأن تضبط درجة حرارة القاعة بشكل مناسب. راجع أيضًا الترتيبات الخاصة بفترات الاستراحة، من مكان ومأكل ومشرب، وذلك حسب الاتفاقات المسبقة.
انتهز فرصة وصولك مبكرًا للتعرف على الطاقم الخاص بالدعم من السكرتارية وغيرهم، واطلب منهم أن يضمنوا لك الهدوء وعدم دخول أحد إلى القاعة أثناء الدورة، واستعن بهم ليمدوك بأية أوراق أو أقلام أو مواد قد تحتاجها. بعد أن يبدأ المتدربون بالحضور إلى القاعة فإنهم سوف يبدأون بتكوين فكرة عامة عن الدورة استنادًا إلى ما يشعرون به في الدقائق الأولى، ويجب عليك أن تعمل كمدرب لتكون الانطباعات الأولى إيجابية. تأكد من أن البيئة داعمة للمتدربين بكافة الصور، واجعل طاقم الدعم يقوم بسؤالهم ما إذا كانت لديهم أية ملاحظات أو طلبات لتلبيتها.
يجب عليك التأكد من أن المكان سيكون مرحبًا بالمتدربين وملائمًا لحاجاتهم منذ البداية. اعلم أن تبادل التحيات شيء مهم، وإذا كنت صاحب تحضير جيد فإنك سوف تكون جاهزًا للترحيب بالمشتركين مع وصولهم وتقديم نفسك إليهم وتمضية بعض الوقت في التحاور معهم. بعد الترحيب بالمشاركين وجلوسهم بهدوء، ابدأ بتعريف موضوع الدورة وتعريفهم بك شخصيًّا بصورة قصيرة ومبسطة، واعلم أن هذا التقديم مهم للغاية. يمكنك بعدها أن تقدِّم للمتدربين بعض التفاصيل عن سير الدورة وأوقات الاستراحة والنهاية والتسهيلات المتوافرة. بعد ذلك قم بتوزيع المستندات والوثائق الخاصة بالمتدربين، وتعرف عليهم باختصار. يفضل أن لا يتم التعارف بشكل فردي، بل أن يُفتَح المجال لتعارف الكل، وعليك بصورة ودية. لتسهيل المهمة، اطلب من كل فرد تقديم نفسه للآخرين من المشاركين من خلال تناول النقاط الآتية:
- اسم الفرد ووظيفته ومؤسسته، ووصف مبسط لدوره في وظيفته الحالية.
- وصف مختصر لتاريخه المهني والتدريبي، ونقاط القوة الذاتية كما يراها لديه.
- هدفه من المشاركة في الدورة.
يفيدك كذلك وضع لوحة من الورق المقوّى عليها اسم كل متدرب أمامه إن أمكن، أو توفير حامل لكارت الاسم لكل متدرب لكي يلبسه أثناء الدورة. إن من شأن هذا الأسلوب أن يرسخ الأسماء لديك وييسر تعارف المتدربين كذلك، وإشاعة جو من الإيجابية والتقارب إثناء الدورة.
