يعتبر نشاط التخطيط سمة أساسية للعلاقات العامة المعاصرة، حيث يختص بوضع المنهج السليم للعلاقات العامة الداخلية والخارجية من أجل كسب الرأي العام على كافة الأصعدة، والتخطيط يستند إلى تجارب الماضي ويأخذ في الاعتبار ظروف الحاضر ويتنبأ بالمستقبل في حدود التوقعات.
إن الخطة المتكاملة تعبّر عن مجموعة من الخطوات المرحلية اللازم اتخاذها لمواجهة الظروف المستقبلية خلال فترة زمنية محددة، ومما لا شك فيه أن ممارسة التخطيط للعلاقات العامة بالصورة اللائقة يدعم من توجيه الرأي العام نحو الإيجابية والاقتناع بالمؤسسة وأنشطتها.
مراحل عملية التخطيط لأنشطة العلاقات العامة:
- دراسة كل الظروف البيئية المحيطة داخل المؤسسة والمتغيرات المحيطة بها حاليًّا ومستقبليًّا، التي تؤثّر بشكل أو بآخر على تحقيق الأهداف.
- تحديد مجموعة من الافتراضات لما سيكون عليه الحال في المستقبل بناء على الخبرات الماضية المتراكمة لدى القائمين على التخطيط.
- معرفة الأهداف التي تسعى المؤسسة إلى تحقيقها على المدى القصير والمدى الطويل.
- تحديد الموارد المختلفة اللازمة لتحقيق هذه الأهداف.
- دراسة كيفية الاستفادة القصوى من الموارد المتاحة بصورة فعَّالة في كل الأنشطة.
- وضع الجدول الزمني الدقيق الذي يوضّح المهام، والجداول الخاصة بالأهداف.
- إعداد الموازنة المالية التقديرية لأنشطة العلاقات العامة وأخذ الموافقة عليها.
- التأكّد من الحصول على دعم الإدارة العليا التام على محتوى الخطة.
معوّقات عملية التخطيط الواجب تلافيها:
- الاستغراق التام في متاهات الأعمال اليومية التي لا تتخطّى تأثيراتها المدى القصير، والاهتمام بما هو عاجل من المهام بغض النظر عن أهميته.
- عدم تواجد الممارسين أصحاب الخبرة في فرق وضع الخطط والإشراف على تنفيذها.
- عدم إتاحة الموارد اللازمة للتخطيط المناسب، سواء الموارد المالية، أو البشرية، أو الوقتية.
- وجود نظرة سلبية إلى التخطيط كنشاط يؤدي إلي إهدار الوقت والجهد، وتفضيل الأمر الواقع.
- سيطرة الأهواء الشخصية والمتغيرة على إدارة العلاقات العامة في المؤسسة.
- تهرّب القائمين على جهاز العلاقات العامة من المحاسبة والمسئولية.
- عدم وجود عوامل الثبات داخل المؤسسة وكثرة تعديل النظم والأهداف.
- عدم استيعاب المنهجية العلمية وتطبيقاتها المفيدة في العلاقات العامة.
مقوّمات زيادة فعالية عملية التخطيط”
- التمتّع بالنظرة طويلة المدى وإعطاء الأمور الهامة حقها من التخطيط.
- التحديد الدقيق لأهداف إدارة العلاقات العامة؛ وربط هذه الأهداف بأهداف المؤسسة.
- التخطيط لتأمين الموارد اللازمة في الوقت المطلوب من أجل إنجاز الأهداف الموضوعة.
- التركيز على عنصر الوقت وحساسيته في التخطيط، والاهتمام بالتفاصيل الدقيقة لذلك العنصر الهام، من خلال ربط الأداء به، وصنع مراحل زمنية متعددة للقياس المستمر.
- التنبؤ الدقيق قدر المستطاع بالتحديات التي من الممكن مواجهتها، ووضعها في الاعتبار عند رسم الخطة والخطة البديلة.
- مراعاة النظرة الشاملة والمتكاملة لكافة الإدارات المختلفة في المؤسسة وأهدافها، والتأكّد من التوافق معها وأهدافها، لتحقيق التناغم والمشاركة نحو النجاح.
- التحديد الدقيق لنوعية الجمهور المستهدف التأثير عليه وتحليله بصورة عميقة.
- اختيار أنسب الوسائل الاتصالية والبرامج الدعائية التي تحقق الأهداف.
- التأكّد من وضوح الأهداف، وواقعيتها، ومرونتها التنفيذية، وبساطتها، ومدى تحقيقها الفعلي للمصلحة المشتركة للمؤسسة وجمهورها.
