يمارس المديرون مجموعة أساسية من المهام تسمى وظائف الإدارة. هذه الوظائف الإدارية تتكامل مع بعضها البعض، ويؤثر بعضها في بعض. وهي: التخطيط، والتنظيم، والتوجيه، والسيطرة، والقيادة:
- في وظيفة التخطيط: يقوم المدير بوضع الاستراتيجيات على المدى الطويل، ورسم الخطط على المدى القصير (الأهداف التنفيذية)، لتحقيق أهداف المؤسسة بنجاح.
- في وظيفة التنظيم: يقوم المدير برسم كيفية تطويع الموارد المتاحة – البشرية والمادية والوقتية – لتحقيق الأهداف بأفضل صورة ممكنة.
- في وظيفة التوجيه: يقوم المدير بتنسيق مهام الموظفين لتحقيق الهدف، مع تطويرهم مهاريًّا.
- في وظيفة السيطرة: يقوم المدير بمراقبة ومتابعة وتقييم الأداء الخاص بالأنشطة التنفيذية، للتأكّد من حسن تطويع الموارد المتاحة بصورة تتفق مع إنجاز الأهداف.
- في وظيفة القيادة: يقوم المدير بصنع الرؤية الإنسانية المحفّزة والملهمة للموظفين، مع العناية باحتياجاتهم الإنسانية كموارد بشرية قيمة.
إن المدير فضلًا عن قيامه بإنجاز الوظائف الإدارية المعروفة، فإن هناك مسئوليات أخرى تُلقى على عاتقه ويعتبر مطالبًا بتحملها. من أبرز هذه المسئوليات ما يلي:
- تحقيق التوازن بين الأهداف والغايات، وحل المشكلات، والصعوبات، والعراقيل. هذه المسئوليات تحتل جزءًا كبير من وقت المدير، وتؤثر كثيرًا على تعامله مع الموارد المادية والبشرية.
- استخدام التفكير المنظم والشمولي، وكذلك التفكير الدقيق والعميق، في مواجهة التحديات والمواقف التي تواجه المؤسسة.
- العمل كعضو ضمن فريق العمل، حيث إن المدير يعمل مع جميع المستويات التنظيمية المختلفة لتحقيق أهداف المؤسسة.
- التواصل الفعّال حيث إن دوره يتطلب منه تبادل المعلومات الضرورية.
- الوساطة في حل المنازعات داخل إدارته، باستخدام فن التوفيق والوساطة، حتى لا تتأثر إنتاجية المؤسسة ككل.
- إثارة الحماس لدفع الجهود في سبيل تحقيق الأهداف، حيث عليه أن يطوع مهاراته في كسب تأييد الغير لقراراته.
- تمثيل للمؤسسة أمام الآخرين، حيث إن المدير يعتبر الممثل الرسمي لإدارته في أي اجتماع سواء كان داخل أو خارج المؤسسة.
يعتمد أداء الوظائف المختلفة داخل المؤسسات على القدر المتوافر من المهارات الإدارية. وفيما يأتي ذكر لأهم التعريفات في هذا الموضوع:
- المهارة: هي القدرة على تحويل المعرفة إلى أفعال ينتج عنها الأداء المتميز.
- المهارات الفنية: تتمثل في القدرة على استخدام معارف خاصة لأداء مهام محددة، مثل المهارات البيعية أو الهندسية. يلاحظ أن هذه المهارات في الاقتصاد المعاصر قد توسعت من خلال الاستخدام الواسع للحاسب الآلي. هذه المهارات يمكن اكتسابها في البداية من خلال التعليم، ثم صقلها لاحقًا بواسطة التدريب والممارسات الوظيفية.
- المهارات الإنسانية: تتمثل في القدرة على العمل مع الآخرين بشكل جيد، والتفاعل والتعاون معهم في مكان العمل، وذلك من خلال بث الثقة، والتعامل الإيجابي، والعلاقات الطيبة، وتطويع الذكاء العاطفي.
- المهارات الإدراكية: تتمثل في القدرة على رؤية المواقف من جميع جوانبها بشكل شمولي، والقدرة على حل المشاكل عبر إيجاد الحلول الملائمة والمناسبة.
توجد علاقة واضحة ما بين المستويات التنظيمية التي يشغلها مديرو المؤسسات وبين المهارات الإدارية المطلوبة لمناصبهم، حيث تتباين تلك المهارات تبعًا لاختلاف مستواهم الإداري. فمديرو الإدارة العليا بمؤسسات الأعمال يحتاجون إلى مهارات إدراكية بدرجة كبيرة، ومهارات إنسانية بدرجة متوسطة، ومهارات فنية بدرجة أقل. بينما في المقابل يحتاج مديرو المستوى الإشرافي إلى مهارات فنية بدرجة كبيرة، ومهارات إنسانية بدرجة متوسطة، ومهارات إدراكية بدرجة أقل نسبيًّا. وبينهما في المهارات اللازمة يكون مديرو الإدارة الوسطى.
ختامًا، يجب الوضع في الاعتبار أن نجاح المؤسسة في تحقيق أهدافها يعتمد من ناحية على جودة إنجاز الوظائف الإدارية، ومن ناحية أخرى على مدى دعم بيئة العمل للممارسات الإدارية السليمة.
