يجب على إدارة الموارد البشرية التنسيق سلفًا قبل وقت الدورة بمدة كبيرة. الطريقة المثالية لذلك تكون من خلال تحليل الاحتياجات التدريبية، ثم تصميم المادة المناسبة، ثم التنفيذ، وأخيرًا التقييم. تعتبر هذه الطريقة ممتازة عند العمل مع المؤسسات لخدمة أهدافها التدريبية. تُعرَّف الاحتياجات التدريبية على أنها مجموعة من المهارات والمعارف والاتجاهات المحددة التي يحتاجها الفرد من أجل أداء مهامه بصورة أكثر كفاءة؛ وتنشأ الاحتياجات عند وجود فجوة بين المستوى الكائن والمستوى المطلوب.
إن مرحلة تحليل الاحتياجات التدريبية هي أهم مرحلة في عملية التدريب؛ لأنها تمهد للعملية بجميع مراحلها. في حالة الأفراد، فإنهم يقررون بسهولة الدورات التدريبية التي يودُّون تلقِّيها بناء على مشكلاتهم الحياتية والمهنية، وحسب تقديرهم الشخصي وميولهم ورغباتهم. أما في حالة المؤسسات، ونظراً للتكلفة الضخمة التي تتحملها للتدريب، فإن إعطاء الدورات يجب أن يتم من خلال خطة إجمالية للتدريب تخدم أهداف المؤسسة الإستراتيجية واحتياجاتها على المدى الطويل والمدى القصير كذلك.
يتم تحليل الاحتياجات التدريبية على مستوى المؤسسات للتعرف على الأولويات الخاصة بالتدريب ووضع الأهداف للدورات التدريبية. عن طريق هذا التحليل يتم تحديد نوع ومستوى التدريب المطلوب، كما يتم اتخاذ القرار بشأن الأفراد الذين يحتاجون إلى هذا التدريب.
يقدم تحليل الاحتياجات التدريبية العديد من الفوائد للمؤسسات، ومن أهم هذه الفوائد ما يأتي:
- المساعدة على تصميم البرامج التدريبية الموجهة نحو تلبية الاحتياجات الفعلية.
- توفير النفقات والمجهود عبر تركيزهما بصورة منظمة.
- تحديد الصعوبات التي يعانيها العاملون في المؤسسة وتوضيح أسبابها.
- زيادة المشاركة من الجميع في النشاط التدريبي.
- تحقيق خطة المؤسسة العامة.
عند بدء إجراء تحليل الاحتياجات التدريبية يتم جمع المعلومات التي تستهدف ما يلي:
- تحديد الصعوبات ومشكلات الأداء على المستوى الفردي.
- تحديد الصعوبات ومشكلات الأداء على المستوى المؤسسي.
- تحديد المستهدفين للتدريب والتطوير.
- التحديد الدقيق والواقعي للنتائج المطلوب تحقيقها من خلال التدريب والتطوير.
- تحديد البرامج التدريبية المطلوبة ومستوياتها.
- تحديد المدربين الذين سيقومون بالتنفيذ.
- تحديد المدة الزمنية المناسبة للتدريب.
يتم جمع المعلومات اللازمة من المصادر الآتية:
- الملاحظات المباشرة من المشرفين والزملاء، وكذلك ملاحظات الأفراد أنفسهم.
- المقابلات الرسمية وغير الرسمية مع المسئولين.
- التقارير والخطط الرسمية الخاصة بالتدريب والأداء والتقييم.
- تقارير مسح المناخ المؤسسي لمعرفة رأي الموظفين في المهام ذات العلاقة.
- الاجتماعات الموسعة للعصف الذهني والنقاش مع الموظفين.
إن الأسئلة التي يتم طرحها عند جمع المعلومات من الموظفين والرؤساء هي أسئلة هامة للغاية، وفيما يأتي قائمة بأهم هذه الأسئلة:
- ما هي المشكلات والتحديات التي تواجهها المؤسسة في الفترة الحالية؟
- ما هي الإدارات التي تعاني مشكلات مزمنة في الأداء أو تحقيق النتائج؟
- ما هي المشكلات السلوكية الواضحة؟
- ما هي المشكلات المهارية الواضحة؟
- هل المشكلات سلوكية أم مهارية في الأساس؟
- ما هو الدليل على وجود إخفاقات؟
- ما هي أهداف المؤسسة في المستقبل القريب؟ وما هي المتطلبات التدريبية المعينة على تحقيق هذه الأهداف؟
- كيف يمكن تطوير هذه المهارات بأفضل طريقة؟
- ما هي معايير قياس نتائج التدريب والتطوير؟
بعد ذلك يتم تحليل هذه للرد على هذه الأسئلة في شكل تقرير مكتوب:
- ما هي الفجوات الظاهرة في الأداء في مهام العمل؟
- ما هو حجم الفجوات تحديدًا؟ وما هو سببها من ناحية المهارات والمعارف والاتجاهات؟
- من الذي يحتاج إلى التدريب؟ وما هو مضمون التدريب المطلوب؟
بذلك يكون تحليل الاحتياجات التدريبية قد تم بالصورة المناسبة.
