إن كسب الجمهور الخارجي من متعاملين وزوار هو شيء في غاية الأهمية لجميع من في المكتب وللمؤسسة ككل، ومدير المكتب هو المرآة العاكسة للمؤسسة مع هذا الجمهور. لذا وجب على مدير المكتب توطيد علاقاته مع كافة فئات هذا الجمهور والعمل على الآتي:
- حسن العناية بأثاث وترتيب قاعة الاستقبال وأثاثها لإشعار الزوار بالاهتمام.
- حسن معاملة الزوار والمتعاملين والعناية بطلباتهم بسرعة وكفاءة.
- توفير المستندات اللازمة للجمهور أو المساعدة له في حالة الحاجة إليها.
- الاستماع لهم واحتياجاتهم بصورة جيدة وأخذ الملاحظات.
- طلب وتسجيل معلومات الاتصال بهم من أجل استخدامها مستقبلاً.
- الوقوف لتحيتهم عند الدخول وعند الخروج.
- سؤالهم ببشاشة عن أية احتياجات أخرى إضافية وتلبيتها بسعادة.
- توصيل طلباتهم بالمقابلة بصورة جيدة للمدير.
- حسن الاعتذار إليهم في حالة تعذر مقابلتهم للمدير، مع تحديد ميعاد آخر.
- إشعارهم على الدوام بالود والترحاب والعناية بعم طوال الوقت.
