إنّ الاجتماعات الناجحة لابد أن تقوم في الأساس على جدول أعمال، موضوع مسبقاً بعد دراسة ونظرة مستقبلية، وجدول الأعمال ينبغي أن يتناول زمن الاجتماع كاملاً وأن يهتم بالتفاصيل، وأن يشتمل على:
- قائمة مختصرة وشاملة لكل النقاط المطلوب طرحها واتخاذ قرار بشأنها.
- احرص على تنظيم جدول أعمال الاجتماع بحيث يشتمل على الأولويات من الأمور مثل التقارير، والقرارات.
- ينبغي أن يشتمل جدول الأعمال على توزيع المهام الخاصة بالجدول، وأن تكون مرنة وواضحة، مع إمكانية التعديل وإبلاغ كل الأطراف بأي تطوير يحدث.
- أن يشتمل جدول الأعمال على إشباع لرغبات كل المشاركين، فلا تكون كل بنوده قاصرة على مصالح المؤسسة دون العاملين.
