إنّ البريد الإلكتروني يعتبر من وسائل التكنولوجيا المتطورة في عالم الأعمال حيث أن استخدامه الأمثل يسهم بقدر كبير في إنجاز بعض الأعمال بسرعة ودقة متناهية، ولكن علينا أن نحسن استخدام ذلك النمط من المراسلات وأن يستخدم لأغراض العمل وليس لأغراض شخصية وذلك النمط يستخدم لمتابعة التقارير اليومية أو المرحلية وتحقيق متابعة دقيقة وينبغي أن تكون تلك المكاتبات موجزة قدر الإمكان، وأيضاً لا تستخدم إلا للضرورة حتى لا تهدر الوقت بلا فائدة. ولذلك:
- احذر أن تهدر وقتك في قراءة البريد الإلكتروني الوارد لك إلا إذا كانت مراسلات ضرورية.
- قم بتمييز المراسلات حسب أهميتها من القصوى إلى الأقل أهمية وهكذا.
- احرص على تفريغ صندوق الوارد من الرسائل التي لا أهمية لوجودها بعد قراءتها.
- كن مرتباً في الردود على بريدك واحذر أن تهمل مراسلات العملاء سواء بالرد عليها أو تحويلها إلى المكلف بالرد على مثل تلك المراسلات.
- هناك مراسلات عمل داخلية أخرى غير رسمية كالخطابات والتوجيهات والفاكسات الداخلية وكلها تحتاج إلى الوضوح في الكتابة والدقة في التوجيه والإيجاز في الأسلوب.
