إن المراسلات كأسلوب من أساليب التعامل والتأثير في إطار العمل يعتبر أداة مؤثرة للغاية على العملاء أو من تخاطبه بمثل تلك المراسلات، ولذلك أن نتعرف على الأساليب التي تجعل مثل تلك المراسلات تحقق ما نريد منها، وهى أن نشعر الشخص الموجه له الرسالة يشعر بذاتيته وخصوصيته الشخصية، وذلك يأتي بإتباع أساليب منها:
- احرص على أن تضع مراسلاتك في مظروف مناسب وأن توجه للشخص الذى تريده.
- عليك أن تذكر اسم الشخص الموجه له المكاتبة بوضوح واهتمام، لأن ذلك يؤثر كثيراً عليه.
- احرص على أن تذكر الألقاب المعبرة عم المرسل إليه وأن تعطيه قدره.
- لا تهمل استخدام ضمير المخاطب الجمع للتعظيم كأن تقول مثلاً (حضراتكم).
