إنّ طريقة عرض الفكرة على الآخرين لها أثر بالغ على استجابتهم وفى المراسلات يبدو ذلك أكثر وضوحاً وتأثيراً حيث أن عرض الأفكار يمكن أن يكون واضحاً ومؤثراً وذلك إذا نجحنا في استخدام أسلوب عرض مقنع وجذاب وبسيط، ولذلك لا ينبغي أن نستخدم طريقة عرض مبهمة وغير واضحة أو فيها شيء من الغموض الذى يؤدى إلى سوء الفهم أو عدم الفهم أصلاً، ولذلك أن نتبع أساليب وابتكارات تساعد على وضوح الأفكار وتسلسلها بحيث يستوعباه الناس على أكمل وجه. ولذلك:
- اعمل على أن تستخدم أسلوب الإجمال والتفصيل في عرض الفكرة.
- استخدم الأسهم التخطيطات من الفكرة إذا لزم الأمر لتشرحها وتفندها.
- احذر أن تضع عبارات مبهمة وغير واضحة وتعتمد على احتمالات فهم الآخرين لها.
- استخدم تعليمات الكتابة المقننة بأن:
- ابدأ في وسط الصفحة
- اكتب الكلمات بوضوح
- احرص على كتابة الكلمات المحورية متميزة.
- استخدام الألوان للتمييز بين الكلمات.
