ينبغي عليك قبل عقد اجتماع واتخاذ قرار بذلك أن تنظر هل الأمر يقتضى عقد اجتماع؟ بمعنى أن هناك مشكلات يمكن حلها دون اللجوء لعقد اجتماع خاصة وأن الاجتماع يتطلب النظر في عدة أمور منها:
- مدى استعداد الأفراد المشاركين في الاجتماع لإقامة حوار مشترك بينهم.
- التكاليف المترتبة على عقد اجتماع سواء كانت مباشرة تتمثل في نفقات إعداد الاجتماع.
- التكاليف غير المباشرة المتمثلة في الوقت المهدر في عقد الاجتماع وقيمته المادية وتعطيل العمل.
وهذا يرجع تقديره لمن يدعو إلى الاجتماع وتقديره للموقف ونظرته للفائدة العائدة من عقد الاجتماع، فإن هناك اجتماعات تجنب المؤسسات كوارث، وهناك أخرى ترفع من مستوى المؤسسات أضعافاً مضاعفةـ وهناك اجتماعات تكون مضيعة للوقت وإهدار للمال، وإتلافاً للجهد.
