تستهدف وظيفة توكيد الجودة تفادي وقوع الأخطاء أثناء الإنتاج من قبل أن تحدث. تنقسم الأخطاء إلى نوعين: خطأ بشري، وخطأ صناعي. الخطأ البشري يتم علاجه بحذف الخطأ أو تصحيحه، في حين أن الخطأ الصناعي يتم علاجه بتعديل طريقة التصنيع.
تتم عمليات توكيد الجودة من خلال عدد من الأدوات والممارسات، ومن أهمها سياسات الجودة، وتعليمات العمل، والإجراءات التصحيحية، وتقارير الإدارة. وفيما يأتي نبذة عنها:
- سياسات الجودة: تحدد سياسات الجودة الشخص المسئول عن إقامة نظام الجودة وإدارته، والكيفية التي تتم بها مراقبة النظام من قِبَل الإدارة، والإجراءات المتبعة في كل المهام، وكيفية مراقبة تنفيذ تلك الإجراءات، وكيفية تصحيح التقصير في حالة عدم الالتزام بها.
- تعليمات العمل: تقدِّم تعليمات العمل إرشادًا تفصيليًّا وإجراءات وافية حول كيفية تنفيذ المهام الخاصة بعمليات الإنتاج.
- الإجراءات التصحيحية : يتم اتخاذ الإجراء التصحيحي عند ظهور مشكلة أثناء العمل. إذا اتضح من خلال المراجعة أن أحد الإجراءات قد أصبح غير ذي جدوى، يتم إجراء تعديل فوري عليها. أما إذا اتضح أن الإجراءات سليمة ولكن الخطأ حدث أثناء التنفيذ، فيتم تصحيح أسلوب التنفيذ مع التركيز على منع تكراره مستقبلًا.
- تقارير الإدارة: هذه التقارير تصاغ بصورة دورية، وتتناول المسائل المتعلقة بمدى الالتزام بسياسات الجودة في الأوقات المحددة، وتفاصيل تنفيذ الإجراءات التصحيحية، كما تستعرض هذه التقارير تعليمات العمل ومدى مناسبتها على أرض الواقع للأهداف الموضوعة.
