إن من أهم الإجراءات المتخذة لإقامة الاجتماعات هو وضع جدول أعمال الاجتماع حتى تكون الاجتماعات موضوعية وذات قيمة، وعندما تضع جدول الأعمال نراعى تحديد الوقت الزمنى لكل بند، وعدم تعديله لذلك الوقت، ويجب أن نحدد كيفية تنفيذ كل جزء من مهام الاجتماع، والمشاركين فيه، وأيضاً أن يكون جدول الأعمال مناسباً للوقت المحدد للاجتماع ككل، حتى يمكن استيعاب كل العناصر بدقة. وعليك:
- احرص على أن يشتمل جدول أعمالك على بيانات تتعلق بالمشاركين في الاجتماع وما يمكن أن يتعلم بهم.
- احرص على توزيع جدول الأعمال على الحاضرين بوضوح حتى تجعلهم يلتزمون بما يشتمل عليه من توقيتات وموضوعات.
