إن مواصفات المشتريات التي سوف نقوم بطلبها من الموردين ينبغي أن نراعيها من جانبين أولهما أن نتلقى المواصفات المطلوبة من أقسام المؤسسة بوضوح تام للحصول على ما يطلبونه، وكذلك المواصفات الخارجية، وما يتعلق بجودة السلعة ومدى الثقة في طريقة صنعها. ولذلك:
- احرص على أن تتلقى طلبات الشراء واضحة مفصلة من الأقسام حتى يمكنك شراء ما هو مطلوب بالضبط.
- تأكد من العلاقات التجارية لما تشتريه لكى تتأكد من جودة السلعة.
- تأكد من أن ما تشتريه مطابق لمواصفات الأداء التي طلبت منك.
- لا تهمل في التأكد من أن مشتريات مطابقة لكل المواصفات المطلوبة وإذا كان هناك بعض المواصفات متغيرة لابدّ من الرجوع إلى القسم الذى طلبها وعرض البديل عليه.