إن هناك لا شك مواصفات ينبغي أن تتحقق في مراسلات العمل لكى تعطى الانطباع المطلوب والمتوقع منها. وتلك تتعلق بالمظروف الخارجي وشكله والورق وعنوان المراسلات وكل ذلك قد أثبتت التجارب أنّ مثل هذه اللمسات له وقع بالغ على انطباعات الناس وآرائهم ليس فقط في المرسل أو الرسالة، بل على انطباعهم تجاه المؤسسة نفسها ولذلك:
- احرص على أن تدقق في تفاصيل كل شيء عن الرسالة وطريقة تناولها من حيث التنسيق والنظام.
- احرص على استخدام مكاتبات رسمية للمؤسسة عليها شعار المؤسسة والبيانات الأساسية.
- استخدم وسائل إثارة الانتباه والإقناع في مراسلاتك.
- احرص على أن تحصل في مراسلاتك ما يدل على التكامل مقل وضع الفائدة من التعليمات ووضع الإجراءات المطلوبة.
- استخدم البريد المباشر في بعض الحالات التي تراها لأن له تأثير إيجابي واهتمام أكثر من البريد الإلكتروني.
