بعد تحديد الهدف من التقرير وتجميع المعلومات المطلوبة لصياغته تأتى مرحلة الكتابة. إن التقرير قد يأخذ شكلاً مبسطاً، حيث يكون عبارة عن تنسيق البيانات وإعادة عرضها من أجل ´الإبلاغ´ فقط (مثال: تقارير المبيعات الشهرية)، أو أنه قد يكون التقرير تحليلياً، حيث يتناول موضوعاً ما بالبحث والتحليل من أجل الوصول لاستنتاج يدعم اتخاذ قرار لاحقاً مثل هذا النوع من التقارير التحليلية يتم تقسيم بنوده وفقاً لما يأتي:
- مقدمة تتناول هدف التقرير.
- فقرة تتناول البيانات المستخدمة وأسلوب تحليلها.
- التحليلات المقراة والنتائج المتحصلة.
- الاستنتاجات النهائية بناء على التحليل والنتائج.
يجب كتابة التقرير وفقاً لتسلسل منطقي وبلاغة واضحة تحتوى على العبارات السليمة وأسلوب التعبير المناسب للموضوع. وسر التميز في الكتابة يكمن في الكتابة بأسلوب أقرب إلى الحديث مع الحفاظ على ترابط السياق والمعنى. يجب كذلك تجنب الكلمات الصعبة وتلك التي لا يكون القارئ معتاداً عليها. عموماً يجب تطويع أسلوبك في الكتابة ليناسب المتلقي ومستواه الثقافي. استخدم الجمل القصيرة والواضحة وتفادى الكلمات المبهمة أو الفضفاضة أو التي لا تلزم النص فعلاً. اعمل كذلك على اختيار الكلمات الصحيحة والابتعاد عن الحشو والتكرار والإطالة حيث لا تلزم. ويجب التأكد من نسخة التقرير النهائية قد تم مراجعتها نحوياً ولغوياً، وأن تنسيقها سليم على الجهاز وأنها قد دُعّمت بما هو مناسب من الرسومات والصور إن لزم الأمر.
