لاشك أن تخطيط الوقت من الصفات الرئيسية التي ينبغي أن تتحلى بها، لأن المناصب القيادية بها قدر كبير من الوقت الذى يمكن أن يهدر مضيعاً العديد من المهام الرئيسية.
ولذلك ينبغي أن تحرص على تحديد وتدوين الأهداف الرئيسية لكى تستطيع أن تحدد أولوياتك في اليوم، ولكى يتحقق ذلك علينا أن نتعرف على وسائل تخطيط الوقت وأهمية استخدامها لكى نحسن التعامل مع الوقت، فهو أغلى ما نملكه والخطورة تكمن في أن يملكنا الوقت فلا نستطيع التحكم فيه.
ولذلك:
- احرص على تدوين ما لديك من أهداف واجعل لها أوقاتاً محددة، والتزم بجدول زمنى لها.
- تأكد من الموعد النهائي لتسليم المشروع واصنع أهدافاً بتوقيت محدد لتصل إلى إنهاء عملك.
- احذر أن تشغل يومك بصغائر الأمور وتهمل الأهم.
- استخدم المفكرات وأنواع الوريقات المكتبية لتدوين مهامك بوضوح واهتم بوجود تقويم وساعة في مكتبك لتراقب نفسك.
- اصنع قائمة مهامك وراجعها كل وقت واحرص على حذف ما أنهيته منها حتى تشعر بالراحة.
إذا اتفقنا أن الوقت ثمين جداً ولكن لا نعرف كيف نوفر الوقت، لأن أشغالنا كثيرة واليوم لا يكفى لإنجاز كل ما نريده من مهام، إذا أردت أن تحسن التعامل مع وقتك وتجد كل مهامك منجزة وبجهد أقل فعليك أن تقوى تغيير العديد من عاداتك اليومية التي سوف نشير إليها لأنها تهدر وقتك بلا فائدة، ولا شك أن توفير الوقت وإنجاز المهام غاية تستحق الجهد من أجلها، ولذلك أن نلتزم به:
- احرص على ألا تستقبل بنفسك المكالمات الهاتفية وتحدث مع من تريد فقط واجعل كلامك موجزاً.
- لا تشجع على الاجتماعات الفردية في مكتبك ولكن اجعلها في أي مكان يمكنك مغادرته بإرادتك وإنهاء الجلسة.
- لا تسمح بالمداخلات الكثيرة في عملك بين زملاء العمل والمرؤوسين.
- خطط ليومك من بدايته وراجع قائمة مهام الأمس.
- حدد أولويات العمل من المهام التي حددتها وابدأ بالأهم.
- حافظ على وقتك خارج العمل لتصل للعمل بنشاط وقدرة على الإنجاز، ولا تكثر من الارتباطات الاجتماعية.
- استمر في المحاولات لتوفير الوقت واستخدم قدراتك العقلية في التنبيه للوقت والحرص على مراقبته وعدم إضاعته وسوف يساعدك دليلاً على الشعور على إعطاءك إشارات عندما يهدر وقت وسوف تعجب لذلك.
