إن تعيين موظف غير مناسب قد يسبب أضراراً تتعدى خطأه لتصيب المؤسسة كلها، لذلك عليك أن تعرف كيف تجرى مقابلة ناجحة لاختيار موظف جديد يضيف إلى مؤسستك قيمة ويرفع من مستوى موظفيك.
إبدأ بالإعداد للمقابلات بأن تعيد على نفسك مواصفات الوظيفة المطلوبة ومهارات الموظف وإمكاناته الشخصية والمعنوية والفنية، ثم جهِّز المكان المناسب للمقابلات في مكتبك، واحرص على تخصيص وقت كافى للتقييم الحقيقى للمرشح، وفكِّر في إشراك زميل ليعطى لنظرتك عمقاً أثناء تقييم المرشح.
احرص على الترحيب بالمرشحين وعاملهم ببشاشة وابتسام، واجعل المقابلة تبدو وكأنها اجتماع وأعلم المرشح بموجز ما ستقوم به من نقاش وعرض عن المؤسسة وقائمة بالمهام المطلوبة للوظيفة، واستماع لأسئلة المرشح وأيضاً الزمن المتاح للمقابلة مما يعطى المرشح أحساساً بالأمان وفرصة للاستفسار، ولا تتعجَّل بإصدار أحكام مباشرة على المرشح.
إلزم تحليل المعلومات التي تستقيها من المرشح واطلبها، بأن تسأل مثلاً أسئلة غير متوقعة لمعرفة مدى قدرته على التصرف والتفكير، راقب لغة الجسد في حركته ودلالتها على ثباته واضطرابه، ثقته واهتزازه. واحذر الاعتماد الكلى على السيرة الذاتية المكتوبة فقد تضم مبالغات عليك أن تستوثق من صحتها.
عليك أن تدير الحوار والنقاش بحكمة وتأتى ولا تنتقل بسرعة بين الموضوعات حتى لا تربك المرشح وتفقد العديد من التفاصيل التي تؤثر في صحة تقييمك له، وامنح المرشح وقتاً كافياً ليجيب عن تساؤلاتك، واجعل أسئلتك موضوعية وذكية وواضحة وتهدف للوصول إلى صفات أساسية في المرشح.
قدم للمرشح معلومات عن المؤسسة وعن الوظيفة المرشح لها وما يطلب منه من مهام ومسئوليات ومهارات، واسمع منه بوضوح مدى ملاءمة ذلك لمهاراته وميوله الشخصية، وكن حذراً من أن بعض المرشحين قد يبدى رغبة في الوظيفة لمجرد العمل وليس لملاءمة ذلك له، فطابق رأيه بسيرته الذاتية وطريقة رده على الأسئلة وما لديه من مهارات حقيقية.
كن أميناً مع المرشح إذا لم تناسبه الوظيفة فقد بتبليغه ولا تماطله في الرد، خاصة إذا كان قرارك حاسماً، واحرص على أن تشرح له بوضوح مراحل المقابلات ومواعيدها وإجراءات التعيين وتسليم العمل إذا قُبِلَ لديك فإن ذلك يزيد من استعداده وتأهبه للمقابلات.
ينبغي أن تبدأ في تقييم المرشح فور انتهاء المقابلة الشخصية وذلك من خلال نموذج تقييم ثابت لديك أو إنشاء نموذج، وفي كلا الحالتين احرص على أن تقيم الجوانب الخلقية والمهنية والمهارية ومدى الملاءمة للوظيفة، وأسلوب الحديث والمظهر مما يعطيك قدرة ومجالاً ثابتاً وواضحاً للتقييم.
قم بفحص دقيق للآراء ووجهات النظر للمرشح واحذر أن تستشهد بمن لهم مصلحة في تعيين أو عدم تعيين مرشح، واهتم بآراء ذوى الخبرات في التعيين ولا تتأثر بالآراء الصادرة من ذوى الأهواء فذلك أدعى أن تكوِّن رأياً وتتخذ قراراً صائباً في تعيين أو رفض مرشح معين.
استوثق من المعلومات الواردة في السيرة الذاتية للمرشح وتأكد من مصداقية مصادر حصوله على المؤهلات والدرجات العلمية، وأيضاً الأسباب التي دفعتهم لترك أعمالهم السابقة ومدى مطابقة المناصب التي شغلوها بما لديهم من مهارات ومؤهلات، مما يساعدك على إصدار حكم أكثر موضوعية على المرشح.
عليك أيضاً أثناء عملية التقييم أن تسأل نفسك أسئلة مفتوحة تدور حول توقعاتك عنه، مواطن قوته ومواطن ضعفه ومدى احتياجك لمثله، وأسلوب تعامله مع زملائه ورؤسائه مما يتيح لك فرصة لتضعه في المكان المناسب، إذا اتخذت قراراً بتعيينه.
احرص على تدوين أهم نقاط المقابلة وخاصة تلك التي تصدر فيها أحكاما وآراءاً تجاه النقاط الأساسية، وأيضاً التي منحته منها فرصة للاسترسال لمعرفة عمق ما لديه من معلومات وخبرات، واجعل كل ذلك في ميزان التقييم لإصدار الحكم النهائى على المرشح بناءاً على النقاط السابقة.
لا تنسَ التغذية الرجعية عند نجاحك في اختيار مرشح مناسب، اجعل الإجراءات التي تمت معه بمثابة نموذج ثابت تسير عليه في المقابلات مع الاستفادة من جوانب الإخفاق في دقة الاختيار. إن حدث ذلك فإنك بهذا الأسلوب سوف تضيف إلى مؤسستك عناصر جديدة تحقق مزيداً من النجاح والتميز لمؤسستك.
