إن الاحتياجات هي التي تعرض علينا عقد اجتماع للوصول إلى نتائج وتحقيق أهداف محددة، لذلك ينبغي على صاحب القرار في عقد اجتماع أن يحدد بعد دراسة متأنية نوع الاجتماع الذى سوف يعقده، وأسلوبه وذلك على النحو الآتي:
- الاجتماعات غير الرسمية، التي يعقدها القائد مع أحد العناصر بهدف التوجيه أو لفت النظر لشيء ما سواء كان إيجابياً أو سلبياً.
- الاجتماعات الطارئة التي قد تكون أثناء العمل وليس شرطاً أن تكون داخل غرفة مغلقة فيمكن أن تدار مرتجلة ودودن الجلوس.
- الاجتماعات الرسمية الخاصة، وهى التي يتعلق بقسم واحد أو فريق عمل صغير للحديث عن نقاط محددة أو متابعات دورية لمهمة معينة.
- الاجتماعات العامة التي تتناول مراجعة الأهداف وتوضيح الخطط والاستراتيجيات ومناقشة المشكلات.
