إننا نقصد من ذلك نوعاً من الدقة والتكامل في اختيار وتنظيم الاجتماع، حيث أنك تراعى وضع كل مشارك في مكان مناسب وبحيث يكون الجميع في مواجهة من يدير الاجتماع ويرأسه، وهناك اعتبارات ينبغي أن نراعيها عند إعداد مكان الاجتماع ووضع المشاركين كالآتي:
- الحرص على أوضاع المواجهة وعدم انزواء أحد الأعضاء عن المواجهة.
- يراعى في المقاعد عدم المبالغة في الراحة حتى لا تساعد على النعاس أو السرحان.
- عدم وجود أشياء أو أصوات تصرف نظر المشاركين عن الكلام.
- الحرص على غلق الأجهزة المحمولة أثناء عقد الاجتماعات.
- مراعاة وضع المؤيدين والمعارضين لتحقيق التواصل بلغة العيون.
