نعنى هنا أن تحرص على توجيه المخاطبات على إضفاء نوع من التحفيز للاستجابة من الطرف الآخر لمراسلاتنا، وذلك يحدث باستخدام وسائل الدقة والذوق في المراسلات تلك التي تشعر المخاطب بالارتياح والاستجابة للهدف الذى من أجله أرسلنا الرسالة ولذلك:
- احرص على استخدام ألفاظ المجاملة الرقيقة للمرسل إليه.
- اجعل رسالتك مشتملة على الفائدة العائدة للشخص من الاستجابة.
- استخدم كلمات الشكر والامتنان للاستجابة وكأنها تمت.
- ابدأ رسالتك واختمها بالتحية والتقدير.
- احذر من استخدام صيغة المبنى للمجهول لأنها تشعر الآخر بعد أهميته.
- كن متفائلاً في مراسلاتك وتوقع الأفضل من الآخرين دائماً.
