تُعرَّف الإدارة على أنها عملية تطويع الموارد المتاحة – البشرية والمادية والوقتية – لتحقيق أهداف المؤسسة. إن الإدارة هي فن وعلم في الوقت ذاته؛ لأنها تتعامل مع الموارد البشرية (فن التعامل مع الآخرين)، ومع الموارد المادية والوقتية (علم الاستفادة من الثروات وتنميتها). الإدارة الناجحة هي تلك التي تحقّق أهداف المؤسسة بفعَّالية وكفاءة. والفعَّالية تعني عمل الشيء السليم، والكفاءة تعني إنجازه بالطريقة السليمة.
تنقسم مستويات الإدارة في المؤسسات إلى ثلاثة مستويات رئيسية: مستوى الإدارة العليا، ومستوى الإدارة المتوسطة، ومستوى الإدارة الإشرافية (أو التنفيذية):
- الإدارة العليا: يمثل هؤلاء المديرون المستوى الأعلى من الإدارة، ويكونون على رأس المؤسسة، وتغطي مسئولياتهم الأداء الشامل للمؤسسة، وهم يمثلون أهمية كبيرة للبيئة الخارجية. يبحث مديرو الإدارة العليا دومًا عن الفرص التي تؤدي إلى تطوير المؤسسة، من خلال تحديد الأهداف، ووضع الاستراتيجيات، ومراقبة البيئة الخارجية، وهم يتخذون القرارات المؤثرة في المؤسسة خصوصًا تلك المتعلقة بالأهداف طويلة المدى.
- الإدارة الوسطى: هؤلاء المديرون هم المعنيون بتنفيذ الإستراتيجيات من قبل الإدارة العليا وتحويلها إلى واقع ملموس. ويتوجه اهتمامهم نحو بناء وقيادة فرص العمل الكبيرة، وإدارة المشاريع، وتطوير الخطط التنفيذية، واتخاذ القرارات المتعلقة بالعمليات اليومية المتكررة.
- الإدارة الإشرافية: المديرون في هذا المستوى تتعدد مهامهم، وتشمل قيادة الفرق الصغيرة، وتقديم التقارير للإدارة الوسطى، والإشراف المباشر على مرءوسين لا يمارسون الإدارة، وجدولة الأعمال اليومية والأسبوعية والشهرية، وتجميع الأفكار التي يمكن أن تؤدي إلى تحسين الأداء التشغيلي، وتقييم أداء المرءوسين، واقتراح التكليفات بالأعمال الجديدة للمرءوسين، وشرح توقعات الإدارة حول أداء العاملين المرءوسين، وإعلام المستويات الأعلى باحتياجات وحدات العمل، والقيام بتدريب العمال وتطوير أدائهم لمقابلة معايير الأداء، وتشجيع المرءوسين المتميزين للمحافظة على أدائهم.
