إن العلاقات العامة تلعب دوراً أساسياً في نجاح أي عمل سواء كان هذا العمل تجارياً أو حكومياً؛ فاعتماد المؤسسة وأعضاءها يعتمد بقوة على قوة علاقات الأفراد فيها بغيرهم من المتعاونين والجهات. وبطبيعة الحال فإن مدير المكتب هو واجهة هذه العلاقات العامة، لأنه أول من يستقبل الزوار والموظفين كذلك، لذا فإن جزء كبير من عمله يعتمد على نجاحه في العلاقات بالعملاء الداخليين والخارجيين للمؤسسة، وحسن تطويعه لهذه العلاقات من أجل أهداف المؤسسة.
إن العلاقات العامة الناجحة تتطلب بعض الصفات الأساسية في مدير المكتب. وهى كما يأتي:
- المظهر العام الطيّب: إن الزوار والمتعاملين يحكمون على المكتب ومن فيه من خلال الانطباعات الأولى، لذا هنا تنبع أهمية المظاهر بالنسبة إلى مدير المكتب. يجب على مدير المكتب أن يعتنى دوماً بنظافة الجسد والملابس وتقليم الأظافر وتسريح الشعر ونظافة الحذاء وكل ما يختصه. كما يجب عليه أن يعتنى بصحته جيداً فلا يرهق نفسه في السهر مثلاً. كذلك يجب أن تكون ملابسه متناسقة الألوان، هادئة لا تفاصيل ملفتة فيها، رسمية ومنسجمة في مجملها.
- السلوكيات الشخصية المحبّبة:
- الالتزام في المواعيد وفى الكلمة.
- البشاشة في كل وقت مع الجميع.
- كتمان الأسرار وعدم الانخراط في حلقات القيل والقال.
- الانتظام في تنفيذ ما هو مطلوب بكفاءة وفى الميعاد المطلوب.
- الاطلاع الدائم على ما هو حديث في المجال مع امتلاك الثقافة العامة.
