تتعدد أنواع الاجتماعات وتتنوع أهدافها وقد صارت الاجتماعات اليوم واقعاً لابد من التعامل معه حتى وإن كان بعضها صورياً أو غير ذات فائدة كبيرة. وعلى مدير المكتب عمل الآتي قبل، أثناء وبعد الاجتماعات:
-
قبل الاجتماع:
- إعداد ملفات الاجتماع من محضر ومستندات.
- تأكيد ميعاد الاجتماع ومكانه مع الأطراف كافة.
- تجهيز مكان الاجتماع ليكون معداً جيداً مع أية أدوات قد تلزم.
-
أثناء الاجتماع:
- تسجيل أسماء الحضور وأية متغيبين وأعذارهم.
- تلاوة محضر الاجتماع السابق والمستجدات وأخذ الموافقة على محضر الاجتماع الحالي.
- تسجيل ما يدور من حوارات حول نقاط الاجتماع.
- تدوين القرارات المتّخذة بالإجماع.
- تقديم المستمدات اللازمة للمدير طوال الاجتماع.
- تشغيل الأجهزة (إن وجدت) بصورة مناسبة وقت اللزوم.
-
بعد الاجتماع:
- تدوين محضر الاجتماع.
- إرسال نسخة مطبوعة من محضر الاجتماع للمشاركين.
- إرسال نسخة مطبوعة من محضر الاجتماع للمختصين بتنفيذ ما جاء فيه.
- متابعة تنفيذ القرارات المتخذة تمهيداً للاجتماع القادم أو لكتابة تقريرهم.
