إن مراقبة النتائج والسيطرة على سير العمل ضروريان لضمان النجاح وتحقيق الأهداف، ومفتاح ذلك يتمثَّل في تقييم أداء الموظفين بصورة وقتية ودورية. يتم التقييم من خلال مطابقة جدول أعمال الموظف – المتَّفق عليه سلفًا أثناء توجيهه – مع المخرجات الفعليَّة على أرض الواقع، واتّخاذ اللازم بناء على نتيجة تلك المطابقة. قم بعمل الآتي عند ممارسة وظيفة السيطرة:
- في بداية كل شهر، اطلب ورقة مكتوبة من الموظف توضح المطلوب إنجازه خلال الشهر، وفي نهاية الشهر، اطلب تقريرًا مكتوبًا عمَّا تم، واعقد اجتماعًا لمناقشة هذا التقرير.
- في بداية كل أسبوع، اطلب ورقة مكتوبة من الموظف توضح المطلوب إنجازه خلال الأسبوع، وفي نهاية الأسبوع، اطلب تقريرًا مكتوبًا عمَّا تم، واعقد اجتماعًا سريعًا لمناقشة هذا التقرير.
- في بداية كل يوم، استعلم بصورة عامة عن المطلوب إنجازه، وفي نهاية اليوم استعلم عمَّا تم.
- اهتم بالتفاصيل الدقيقة عند مراقبة الأداء، وراقب أية أنماط جديدة عند ظهورها، وناقش المشكلات في مهدها وقبل استفحالها.
- قم بتقييم الأداء كتابة بصورة شاملة كل ثلاثة إلى ستة أشهر، واعقد اجتماعًا مطوَّلًا لهذا الغرض مع الموظف. اعرض في الاجتماع تقييمك للنقاط الإيجابية والسلبية بصورة موضوعية وبعيدًا عن المجاملات، ثم أعط الفرصة للموظف ليدلي بدلوه حول ما ذكرت. اتّفق مع الموظف على ما سيتم عمله لزيادة الإيجابيات وتفادي السلبيات، ووثِّق نتائج هذا الاجتماع كتابة.
اعمل على إيجاد منظومة مهيكلة وشبه ثابتة لعمليات التقييم الوقتية والدورية. في حالة وجود مشكلة هامة وملحّة تتعلَّق بالأداء، لا تنتظر ميعاد التقييم الدوري القادم، واعقد فورًا اجتماعًا مع الموظف المختص لمناقشة هذه المشكلة وضبط المسار. اعرض الحقائق في بداية الاجتماع بهدوء وموضوعية، واستمع للموظف، ثم توصَّل معه إلى اتفاق عملي للحل الواجب وكيفية تنفيذه. إذا تكرَّرت المشكلة، عاقب الموظف وأنذره من مغبة التكرار.
