ابدأ مع بداية اليوم: إن أفضل وقت للتخطيط ليومك هو قبل ذهابك للعمل (أو فور وصولك إليه)؛ لذا اجعلها عادة أن تمضى 15 دقيقة على الأقل مع أجندتك لتنظيم الوقت وتخطيط اليوم منذ البداية.
مهّد ليومك قبلها بأشهر: إن عملك لما هو مطلوب منك من حيث وضعك لقائمة أهدافك الشهرية الرئيسية، ممارستك للخطوات الستة لتنفيذ الهدف، ثم تحديدك لأهدافك الأسبوعية، وتقسيمها على أيام الأسبوع، سيجعل يومك واضحاً ومنتجاً، كما سيجعلك أكثر إقبالاً عليه.
خطوات التخطيط لكل يوم:
- الجلوس في مكان هادئ لمدة 10 – 15 دقيقة في بداية اليوم.
- انظر في قائمة الأهداف الشهرية الرئيسية (وخطوات تنفيذ كل هدف).
- انظر في قائمة الأهداف الأسبوعي وأيام الأسبوع ككل.
- انظر في المواعيد الخاصة باليوم أو لتامات الاتصال (أولويات لأنها وعود مع الغير).
- وضع قائمة بالمهام اليومية (انتقيها من خطوات تنفيذ الهدف الشهري المقسم لخطوات).
- وضع قائمة بالمهام اليومية الجديدة أو المطلوبة تجاه الغير.
- ضع أي ملاحظات تتعلق بالمهام في خانة الملاحظات.
- قسّم المهام المطلوبة في اليوم وفقاً للأولويات (ابدأ بالأهم فالأهم).
- قسّم الأولويات وفقاً للترتيب (رقم 1 يليه رقم 2 وهكذا).
- ابدأ في العمل فوراً.
مربعات استخدام الوقت: العديد من الناس يشعرون بأنهم مضغوطون داخلياً وخارجياً للإنجاز، ومع ذلك فهم لا يشعرون بالراحة أو الرضاء مهما كان قدر إنجازهم. ما السبب في ذلك؟ يرجع السبب في المقام الأول لأنهم يعطون الأولوية لكل ما هو´مستعجل´ مع إهمالهم لأغلب ما هو´هام´.
التفكير على الورق: يجب عليك دائماً الرجوع لقوائمك الشهرية والأسبوعية، فكر على الورق واعمل دوماً انطلاقاً من قائمة، وستدهش كيف أصبحت أكثر إنتاجاً. أقبل فقط على الأهداف ذات العائد الكبير وطبق قاعدة 80/20 في كل شيء.
قاعدة 80/20: إن قاعدة 80/20 (أو قانون باريتو) هي واحدة من أهم قواعد إدارة الوقت والحياة. تقول هذه القاعدة إن 20 % من نشاطاتك يحقق 80 % من إنجازاتك، و 80 % من نشاطاتك يحقق 20 % المتبقية.
التركيز على´القليل الضروري´: إن هذه القاعدة تعنى أنه يجب عليك التركيز على´القليل الضروري´ بدلاً من´الكثير التافه´؛ عادة في أي قائمة مكونة من عشر خطوات يوجد خطوة أو اثنان هي الأهم. وعادة أيضاً يتم إهمال هذه الخطوات الأهم والانشغال بالخطوات الأخرى التافهة والتي لا تحقق شيئاً يذكر. هذا هو السبب الذى نرى الكثير من الناس مشغولين طوال الوقت ومع ذلك فهم ينجزون القليل جداً (توافه الأمور).
التعامل مع الأمور الكبيرة أولاً: غالباً فإن الخطوات الأهم هي الأعقد والأكبر والأصعب، غير أن العائد من تنفيذها هو الأفضل والأضخم. لذا وجب عليك مقاومة عادة البدء بما هو صغير أولاً، لأنك إذا بدأت يومك بصغائر الأمور فلن تنجز إلا قدر ضئيل من عملك المطلوب. يجب عليك دوماً سؤال نفسك طوال الوقت: هل هذه الخطوة هي في قمة الـ 20 % من نشاطاتي أو في أسفل الـ 80%؟
ابدأ وعينك على النهاية: دائماً ابدأ أي خطوة لتحقيق الهدف وعينك على النهاية، وفكر في عاقبة فعل أو عدم فعل الخطوة. إنك إذا فكرت على المدى الطويل كعادة فإن نتائجك على المدى القصير سوف تتحسن. لأن انتقاء الأهم تصبح عملية سهلة وواضحة المعالم. كيف تعرف شيئاً مهماً؟ اسأل نفسك: ما هي عواقب قيامي/ عدم قيامي بهذه الخطوة على المدى الطويل؟ ثم تصرف بناء على إجابتك.
كن مختلفاً عن الغير: إن الجميع يمتلكون نفس المقدار من الوقت ولكن يكمن الفرق ببذلهم في نوعية وجودة المهام المنجزة فيه؛ إذا كانت المهام مهمة فعلاً وذات نتائج طيبة، كانت الإنجازات أكبر وأثرى، والعكس صحيح. ووفقاً للإيجابية كقاعدة، فإن الفاشلين يفعلون ما يريحهم فبينما يقوم الناجحون بفعل ما يقيدهم. لذا يجب عليك أن تنوى الإنجاز وتكون صريحاً مع ذاتك ومعرفة أن لكل شيء ثمن، وثمن النجاح هو العمل.
