تتعدد التقارير بتعدد المدراء ومهامهم، ما بين تقارير مجلس الإدارة وتقارير الداء الدورية وغيرها الكثير. والتقارير هي مستندات مهمة تعبّر عن الواقع والأعمال، لذا فهي تعد أكثر المستندات كفاءة إذا ما تم استخدامها بطريقة سليمة.
أول ما يجب عليك عمله قبل كتابة التقرير هو تحديد الهدف منه، لأن ذلك سيساعدك على اختيارك للمعلومات التي يجب أن يتضمنها التقرير، كما سيساعدك على صياغته وفقاً لما يلاءم القارئ ويخدم احتياجاته. كذلك فإن وضوح الهدف يجعل عملية الكتابة أسهل بكثير لوضوح الرؤية. ومن أهم الأسئلة التي ستساعدك على تحديد هدف التقرير هي:
- من سيقرأ التقرير؟
- ماذا سيستفيد القارئ لهذا التقرير؟
- ماذا يرغب القارئ في معرفته من وراء هذا التقرير؟
- ماذا يرغب القارئ في التغاضي عنه في هذا التقرير؟
- ما هي خلفية القرّاء لهذا التقرير؟
- هل لهذا التقرير نسخ سابقة، هل هي متوافرة كنموذج أو للتوجيه؟
بعد ذلك قم بصياغة الهدف بوضوح في جملة أو اثنين ثم احصل على موافقة مديرك بعدها يترتب عليك تجميع المعلومات وفقاً للخطوات الآتية:
- تحديد المعلومات المطلوبة وتصنيفها.
- تجميع المادة المعلوماتية من المصادر الداخلية والخارجية.
- فرز المعلومات المتحصل عليها واتخاذ القرار بشأنها.
- وضع ملاحظات على المادة التي سيتم استخدامها وتجنيبها.
