يعتبر التخطيط من أهم الأمور بالنسبة لمدير المكتب؛ فيجب عليه أن ينظّم نفسه قبل محاولته تنظيم الآخرين. يتيح التخطيط لمدير المكتب تحديد الأهداف ومن ثم تحديد الوسائل التي يمكن بواسطتها تحقيقها، وذلك وفقاً لأولوياتها إن للتخطيط مقدماً مزايا نجملها فيما يأتي:
- توضيح الرؤيا المستقلة على المدى القصير لما هو مطلوب إنجازه.
- توفير الفرصة لتقييم الأداء والتقدم والإنجاز بصورة مستمرة.
- تيسير الاستعداد المسبق فيما يخص المهام أو الأدوات أو الأفراد.
- جعل مدير المكتب في وضع الاستعداد دائماً وتفادى المفاجئات غير السارة.
- تعريف المشكلات مبكراً وإيجاد الحلول الوقائية لها.
- تحديد الأولويات وعدم الانخراط في المهم على حساب الأهم.
- تطوير أسلوب العمل على الدوام لإنجاز أكثر في وقت أقل.
- تقدير أعمال مدير المكتب وإنجازاته حين يستطيع تقديم تقرير مكتوب عنها.
ووفقاً للأبحاث فإن كل دقيقة ممضاة في التخطيط توفر تسعة دقائق في التنفيذ، مما سيزيد من كفاءتك ويجعلك ترتقى أعلى الدرجات.
