إنّ الخطابات أحد الوسائل الورقية متعددة الاستخدام في إطار العمل المؤسسي حيث أنها يمكن أن تستخدم في تبليغ الأخبار أو التخاطب مع العملاء أو الشكاوى أو في إطار عمل المبيعات، وكلها تتسم بشكل أساسي فهي تتكون من (مقدمة – موضوع – خاتمة).
وينبغي أن تكون للرسائل ملامح أساسية وقواعد في صياغتها وعلينا أن:
- احرص على أن تكون مقدماتك موجزة وبعيدة عن المبالغة لأن خطابات العمل تختلف عن الخطابات الشخصية.
- اجعل نقاط الخطاب الأساسية واضحة ومميزة داخل موضوع الرسالة.
- تذكر أنك تمثل المؤسسة فينبغي أن يكون خطابك ملتزماً بأسس المؤسسة وتكر أنه يقترب من قوة المستند فتريث قبل أن تضع فيه أي معلومات.
- اجعل بيانات المرسل والمرسل إليه واضحة في خطابك.
- احرص على أن تبين التواريخ في الرسالة وإظهار الهدف منها.
- احرص على أن يكون أسلوبك لغوياً وألفاظك مهذبة وتحلَّ بالكياسة واللطف في أسلوب الخطاب.
- في خطابات الشكاوى أدعم كلامك بالأدلة وركِّز على المقدمات والنتائج المترتبة والاحتياجات بوضوح.
- في مراسلات العمل احرص على أن ترد سريعاً وبالأسلوب اللائق بهم.
