إنّ الوقاية دائماً خير من العلاج، وتوقُّع المشكلات ومحاولة تفاديها، دليل قاطع على نجاح المؤسسة في حسن التعامل مع الجمهور حيث تعمل على توفير الخدمة دائماً بشكل جيد وذلك على النحو الآتي:
- توفير الخامات المطلوبة لتقديم الخدمة من الموردين حتى لا تتعرض الأقسام للعجز فيؤثر ذلك على العملاء.
- توفير الأيدي العاملة المطلوبة أكثر حتى لا يطرأ قصور في مقدمي الخدمة للعملاء.
- توفير التدريب المناسب للعاملين في مجال خدمة العملاء، حتى لا تعكس صورة خطأ عن المؤسسة.
- إطلاع الإدارة العليا والمدراء بتطور المشكلات حتى يتحملوا معك المسئولية في الموقف.
- طلب الدعم المناسب من الإدارة وأخذ صلاحيات قد تحتاجها لحل المشكلة كالتفاوض مع العميل أو التنازل عن بعض الاعتبارات وغيره.
- إن إطلاع إدارة المؤسسة بتطورات المشكلات التي قد تعترضك، دليلاً على مدى اجتهادك وحرصك على صالح المؤسسة وليس دليلاً على عجزك عن حل المشكلات.
