إن أنشطة العلاقات العامة تشكّل نظامًا متكاملًا وهادفًا، ولهذا النظام خصائصه ودورته العملية، ويُقصد بنظام العلاقات العامة المتكامل مجموعة الأنشطة التي ترتبط فيما بينها بعلاقات تأثير متبادلة، وتسعى مجتمعة لتحقيق أهداف معينة تزيد من فعالية أداء المؤسسة، ويعمل هذا النظام داخل بيئة المؤسسة وخارجها كذلك.
فيما يلي النقاط التي توضح أفضل الممارسات في نظام العلاقات العامة:
- الاستناد إلى الأداء النافع والإنجازات الحقيقية الملموسة والجودة العالية.
- الاعتماد على المبادرة من خلال التنبؤ والتحليل وعرض المسائل الهامة على الإدارة العليا.
- الاعتماد على المنهج العلمي والبحوث الميدانية من أجل تحقيق نتائج راقية ودقيقة.
- الاعتماد على المعلومات والبيانات الصادقة.
- الاهتمام بكسب الرأي العام وتأييده واعتبار ذلك معيارًا لقياس الفعالية والكفاءة.
- صنع التصوّر الذهني الطيب عن المؤسسة لدى الرأي العام والعناية به كثيرًا.
- الممارسة الرشيدة للعلاقات العامة والمسئولة من قِبَل جميع الموظفين في المؤسسة.
- التعامل اليقيني مع العلاقات العامة على أنها وظيفة أساسية من وظائف الإدارة العليا.
- فهم الطبيعية الديناميكية للعلاقات العامة ولعب ممارسيها دور الوسيط بين الأطراف.
حيث أن نظام العلاقات العامة لا ينفصل عن الممارسين له، يفيد أن يتم عرض صفات ممارسي إدارة العلاقات العامة الناجحين كما يلي:
- الإلمام بالأصول العلمية للعلاقات العامة وطرق ممارساتها السليمة.
- توافر الأخلاقيات التي تكفل ممارسة العلاقات العامة على أسس سليمة، مثل أخلاقيات الانضباط، والدقة، والصدق، والأمانة؛ لأن هذه تعين على إقناع الرأي العام.
- التحلّي بالموضوعية في الأقوال والأفعال، والحكم على الأمور استنادًا إلى الحقائق المدعمة بالبحوث والدراسات الموضوعية، والبعد عن الحكم بالأهواء الشخصية.
- التحلّي بالمرونة، والقدرة على حسن التصرّف والتكيّف مع المواقف المتغيّرة، ويتطلّب هذا وجود سرعة بديهة، والقدرة على تحليل المواقف وتقديرها بصورة سليمة.
- وجود الشخصية الاجتماعية الجذابة، ومهارة كسب تقدير الآخرين، مع الالتزام بحسن المظهر العام، والقدرة على عرض المعلومات بطريقة علمية وموضوعية.
- التحلّي باللباقة في التخاطب والتعامل، والمبادرة في إقامة الاتصال، والقدرة على الإقناع، مع التزام الحيدة والنزاهة في التعامل.
- القدرة على استثمار الوقت بوصفه أغلى وأثمن مورد.
- وجود ثقافة عامة واسعة ومعلومات وافية عن كافة المجالات ذات العلاقة بالمؤسسة.
- التحلّي بالقدرة على انتقاء أساليب الاتصال المناسبة تبعًا للأوقات والظروف، بما يكسب تقدير الجمهور المستهدف، ويطمئنه في تعاملاته مع المؤسسة.
- وجود روح الالتزام والجدية والانضباط في العمل، ولعب دور القدوة للعاملين في المؤسسة والمتعاملين معها.
- وجود حس المبادرة إزاء المواقف والأحداث الحالية والمستقبلية، وعدم انتظار الأدوار المفروضة من قِبَل الآخرين.
- إتقان احدي اللغات الأجنبية، مما يسهّل أداء المهام في كافة الظروف والأحوال.
